Книга учета личного состава по форме Ф-1а (часто обозначаемая просто как «Форма 1а» или «Именной список»), это основной первичный документ воинского учета на уровне роты, батареи, отделения ( экипажа) и иных подразделений, не имеющих штатных частей. В соответствии с действующей Инструкцией по воинскому учету в Вооруженных Силах Российской Федерации (утв. Приказом Минобороны РФ от № 700), именно этот журнал является юридически значимым подтверждением факта нахождения военнослужащего в составе подразделения.
Ниже представлено подробное описание внешнего вида, структуры, правил заполнения и хранения данной книги, актуальное на 2024–2026 годы.
Нормативная правовая база и назначение
- Основной документ: Приказ Минобороны РФ № 700 (Инструкция по воинскому учету), Приложение 1 (Формы первичных учетных документов).
- Назначение: Ежедневный учет личного состава подразделения: прибытие, отбытие, временное отсутствие (командировки, больничные, отпуска), изменение воинского звания, должности, категории воинского учета.
- Кто ведет: Командир роты (батареи) или уполномоченное им лицо (старшина роты, клерк роты). Ответственность за правильность ведения несет командир подразделения.
Внешний вид и физические характеристики бланка
Согласно стандартам документооборота в ВС РФ (ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренние нормативы Минобороны), книга Ф-1а имеет следующие параметры:
Формат и бумага
- Формат: А4 (210 × 297 мм) — стандартный офисный формат.
- Бумага: Белая офисная, плотностью не менее 80 г/м² (для прошивки и долговременного хранения).
- Печать: Двусторонняя (лицевая и оборотная стороны листа используются под табличную часть).
Переплет и прошивка
Это критически важный момент для юридической силы документа:
- Обложка: Картонная плотная (плотность 200–300 г/м²) или переплетная картонка цвета «защитный» / синий / красный (в зависимости от вида войск/подразделения), с напечатанным реквизитом: «КНИГА УЧЕТА ЛИЧНОГО СОСТАВА (Форма № 1-а)», номер книги, наименование воинской части/подразделения, год начала и окончания ведения.
- Прошивка: Книга прошивается нитью (шнуром) через 3–4 отверстия на левом крае.
- Пломбировка/Склеивание: Концы нити выводится на заднюю обложку (или последнюю страницу блока), закрепляется клеевым этикетом (пломбой) с надписью «Запрошено и запечатано N листов», подписью командира части/начальника штаба и печатью подразделения (есть печать — ставится печать, нет, только подпись и скрепка).
- Нумерация листов: Все листы книги (кроме обложки) пронумерованы сквозной нумерацией от 1 до N (ручкой или печатью нумератором) после прошивки.
Структура книги: Реквизиты титульного листа и табличной части
Титульный лист (Лист 1)
На первом листе (после обложки) заполняются следующие реквизиты:
- Полное наименование воинской части (в/ч N…).
- Наименование подразделения (N-я рота, N-й взвод и т.д.).
- Номер книги (по порядку заведения в части).
- Дата начала ведения (число, месяц, год).
- Дата окончания ведения (заполняется при заполнении книги).
- Фамилия, имя, отчество, воинское звание командира роты (начальника подразделения).
- Фамилия, имя, отчество, воинское звание лица, непосредственно ведущего книгу (старшины роты/клерка).
- Подписи ответственных лиц с расшифровкой и датой.
- Отметка о количестве прошитых и занумерованных листов (например: «В книге 50 листов, занумеровано 50 листов»).
Табличная часть (Основной блок)
Таблица располагается горизонтально на развороте (альбомная ориентация внутри книги А4). Заголовки столбцов печатаются типографским способом на каждом листе (или на каждом развороте).
Стандартный набор граф (колонок) Формы 1-а (согласно Приложению 1 к Приказу № 700):
| N графы | Наименование графы | Что указывается / Особенности заполнения |
|---|---|---|
| 1 | Порядковый номер | Сквозная нумерация военнослужащих в текущей книге (1, 2, 3…). При выбытии номер не переиспользуется для нового прибывшего. |
| 2 | Воинское звание | Полностью (рядовой, сержант, лейтенант и т.д.). При присвоении нового звания, вносится запись в графу 12 (особые отметки) с датой и основанием. |
| 3 | Фамилия, имя, отчество | Полностью, без сокращений. Пишется четко, ручкой чернильного цвета (синий/черный). |
| 4 | Год рождения | Четыре цифры (например, 2004). |
| 5 | Категория воинского учета | Офицеры / Прапорщики, мичманы / Сержанты, старшины / Солдаты, матросы. Указывается категория на момент зачисления. |
| 6 | Воинская специальность (ВУС) | Основной ВУС (6 знаков) и дополнительные (если есть). Соответствует приказу по части. |
| 7 | Должность (по штату) | Например: «Командир отделения», «Наводчик», «Водитель БТР». |
| 8 | Дата прибытия (зачисления) в подразделение | ДД.ММ.ГГГГ. Основание: приказ по части N… от… |
| 9 | Откуда прибыл (последнее место службы/жительства) | |
| 10 | Дата отбытия (исключения) из подразделения | ДД.ММ.ГГГГ. Ставится в день убытия/перевода/увольнения. |
| 11 | Куда отбыл (причина исключения) | Перевод в в/ч N…, увольнение в запас (приказ N…), направление на лечение в ВЛГ N…, командировка в…, smrtь и т.д. |
| 12 | Особые отметки | Самая объемная графа. Вносится все, что меняет статус: присвоение званий, награждение, получение ВУС, временное отсутствие (больничный, отпуск, командировка > суток) с датами и основаниями, смена фамилии, приговор суда, наказания, бронирование и т.д. Каждая запись, с новой строки, с датой и № приказа. |
Правила ведения и заполнения (Техника безопасности документооборота)
Общие требования
- Ручка: Только шариковая или перьевая с синей или черной пастой (гелевые, карандаши, маркеры запрещены). Цвет должен быть единым на всю книгу (лучше синий — так принято в ВС РФ для первичных документов).
- Письмо: Разборчивое, без помарок и зачисток. Ошибки исправляются только по правилам: зачеркивание одной тонкой линией неправильного текста (чтобы он читался), написание правильного сверху или рядом, подпись исправившего, дата исправления, печать (есть). Стирать, замазывать корректором, вырезать листы — СТРОГО ЗАПРЕЩЕНО;
- Хронология: Записи вносятся строго по хронологии событий (по дате приказа/события). Нельзя оставлять пустые строки между записями для «дозаполнения» позже (кроме графы 12 для текущего личного состава).
- Нумерация (Графа 1): Порядковый номер присваивается один раз при зачислении. При выбытии строчка зачеркивается по диагонали (или ставится отметка «Выбыл»), номер не переносится на нового военнослужащего. Новый прибывающий получает следующий порядковый номер.
Особенности заполнения графы 12 «Особые отметки»
Это «живой» раздел книги. Примеры обязательных записей:
- Прибытие/Отбытие во временном порядке: «С по в командировке в г. Москва по приказу по в/ч 12345 № 5 от . Прибыл ».
- Больничный/Лечение: «С на лечении в ВЛГ 1234 по приказу по в/ч № 15 от . Выписан , прибыл в часть ».
- Отпуск: «Ежегодный основной отпуск с по (30 суток) по приказу по в/ч № 120 от . Прибыл ».
- Присвоение звания/ВУС: «Присвоено воинское звание сержанта приказом по в/ч № 200 от ». «Присвоен ВУС 123456 приказом по в/ч № 210 от ».
- Наказания/Поощрения: «Объявлен выговор за… приказом по в/ч №…».
Учет временно прикомандированных и прикрепленных
Согласно п. 7 Инструкции № 700 (и ранее № 490), в книге Ф-1а выделяется отдельный блок листов (или продолжается на следующих чистых листах) для учета:
- Лиц, временно прикомандированных из других частей на срок свыше 1 месяца.
- Лиц, прикрепленных к подразделению (например, курсанты, слушатели, гражданские специалисты).
Для них заполняются те же графы, но в графе 9 указывается «Прикомандирован из в/ч N…» / «Прикреплен по приказу…», а в графе 11 — «Отбыл в родную часть…».
Сроки хранения и передача книги
- Срок хранения: 50 лет (согласно Перечню типовых управленческих документов, подлежащих хранению в архивах ВС РФ). После заполнения книги она сдается в архив воинской части.
- Передача при смене командира/клерка: Оформляется акт приема-передачи (в свободной форме или по форме Приложения к Инструкции по делопроизводству), подписывается входящим и выходящим лицами, заведующим архивом части. В акте указывается: номер книги, период ведения, количество листов, количество учтенных военнослужащих на момент передачи.
- Начало новой книги: Новая книга заводится по приказу командира части (обычно с 1 января нового года или при заполнении предыдущей). На обложке указываеться «Книга № 2», «Книга № 3» и т.д.
Распространенные ошибки и замечания проверяющих органов (Военная прокуратура, Общевоинская инспекция)
- Отсутствие прошивки/пломбы: Книга представляет собой просто сколованый скрепкой стоп листов — документ недействителен.
- Заполнение карандашом / гелевой ручкой / разными цветами.
- Пропуски в графе 12: Нет отметок об отпусках, больничных, командировках дольше суток. Военнослужащий числится в роте, а фактически отсутствует месяцами — грубое нарушение воинского учета.
- Невнесение изменений по приказам: Приказ по части о присвоении звания есть, а в книге Ф-1а графа 2 и 12 пусты.
- Несвоевременное исключение: Военнослужащий уволен/переведен месяц назад, но в книге нет даты отбытия (графа 10, 11) и нет зачеркивания строки.
- Путаница с Формой 10: Путаница между Книгой учета личного состава (Ф-1а) и Карточкой воинского учета (Форма 10). Ф-1а, это журнал учета в роте (постоянный). Форма 10 — это личная карточка военнообязанного (ведется в штабе/военкомате/организации). Не смешивайте их.
- В частях, полностью оснащенных АРМ (автоматизированными рабочими местами) и имеющих доступ к АИС ВУ, ведение параллельного бумажного журнала допускается по решению командира части, но первичным документом остается электронная запись в АИС;
- В полевых условиях, на учениях, в частях без стабильной связи/техники — бумажная Форма 1-а остается единственным законным документом учета.
- При проверках прокуратуры и Общевоинской инспекции требуют предъявить физическую книгу (или заверенную выписку из АИС с ЭЦП), сверяя данные с приказами и личным составом на месте.
Электронный воинский учет и Форма 1-а (Актуальность 2024–2026 гг.)
С внедрением Автоматизированной информационной системы воинского учета (АИС ВУ) и перехода на «Электронный военный билет» / личный кабинет Госуслуг, роль бумажной Формы 1-а трансформируется, но не отменяется на текущий момент:
Образец оформления обложки (Визуализация)
+--------------------------------------------------------------+ | МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ | | | | КНИГА УЧЕТА ЛИЧНОГО СОСТАВА | | (Форма № 1-а) | | | | Воинская часть 12345 | | 1-я рота 2-го батальона | | | | Номер книги: 3 | | | | Начало ведения: 01 января 2025 г. | | Окончание ведения: ___ _________ 20__ г. | | | | Командир роты: Гвардии капитан Иванов И.И. | | (подпись) (расшифровка) | | | | Ведущий книгу: Гвардии старшина Петров П.П. | | (подпись) (расшифровка) | | | | Запрошено и занумеровано 100 (сто) листов. | | Заведующий архивом в/ч: подполковник Сидоров С.С. | | (подпись) М.П. (печать части) | +--------------------------------------------------------------+
Книга формы Ф-1а — это «паспорт» роты. Ее внешний вид должен быть строгим, канцелярское оформление — безупречным (прошивка, нумерация, пломба), а содержимое — полным, хронологическим и синхронным с приказами по части. Нарушения в ведении этой книги квалифицируются как нарушение правил воинского учета (ст. 21.5 КоАП РФ для должностных лиц, дисциплинарные взыскания для военнослужащих) и могут привести к невозможности подтвердить стаж службы, участие в учениях/БД, получение пособий военнослужащими и их семьями. Командирам рот и старшинам рекомендуется еженедельно сверять данные книги с приказами по части и фактическим личным составом на утреннем построении.
Примечание: Данная статья основана на Приказе Минобороны РФ от № 700 «Об утверждении Инструкции по воинскому учету в Вооруженных Силах Российской Федерации» и действующих канцелярских стандартах ВС РФ. Перед оформлением рекомендуется свериться с последними изменениями в нормативных актах и методическими рекомендациями Главного организационно-мобилизационного управления Генштаба ВС РФ.