В любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и сферы деятельности, осуществляется воинский учет сотрудников. Одним из важных инструментов в этой работе является журнал учета военнослужащих СОЧ (а также журнал учета листков сообщений и корешков к ним). Этот документ помогает кадровикам и ответственным лицам систематизировать данные, фиксировать факты направления сотрудников в военкомат и успешно проходить ежегодные сверки.
Зачем нужен журнал учета?
Основное предназначение журнала — учет уведомлений о приеме и увольнении сотрудников, а также фиксация прочих документов, отправляемых в военный комиссариат. Несмотря на то, что у этого журнала нет обязательной унифицированной формы, его ведение критически важно по нескольким причинам:
- Упрощение воинского учета: журнал упрощает работу сотрудника, ответственного за ВУ (воинский учет).
- Ежегодная сверка: значительно упрощается процедура ежегодной сверки документов с военкоматом.
- Юридическая защита: журнал помогает доказать, что организация подавала сведения об изменениях в установленный законом срок, что особенно важно для сотрудников, у которых отсутствуют отметки о воинской обязанности.
Какие журналы по воинскому учету ведутся в организации
Согласно Инструкции № 70 и Методическим рекомендациям Генштаба ВС РФ, в организациях ведутся как обязательные, так и рекомендованные журналы. К основным из них относятся:
- Журнал учета листков сообщений и корешков к ним. Применяется для регистрации уведомлений, направляемых в военкомат.
- Журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе ВС РФ (Приложение N 18 к Методическим рекомендациям).
- Журнал регистрации документов воинского учета (ВУ). Используется для регистрации исходящей корреспонденции по воинскому учету.
- Журнал расписок о приеме документов воинского учета.
- Журнал учета направлений в военные комиссариаты.
Связь с формой № 10
Важно отметить, что журнал учета военнообязанных лиц заполняется на основе информации из личных карточек сотрудников. Основным учетным документом в организации является Карточка сотрудника, подлежащего воинскому учету, по форме 10. Она заводится на каждого сотрудника, состоящего на воинском учете: призывников (до 30 лет) и военнообязанных запаса.
Содержание и структура журнала
Поскольку унифицированная форма отсутствует, оформить журнал можно в произвольном виде. Однако, чтобы составить документ правильно, рекомендуется воспользоваться готовыми образцами. Журнал учета листков сообщений и корешков к ним должен в обязательном порядке содержать следующие сведения:
- Фамилия, имя и отчество сотрудника;
- Дата направления документа (листка сообщения) в военкомат;
- Исходящий номер документа;
- Содержание сообщения (например, прием на работу, увольнение, изменение семейного положения);
- Отметка военкомата о получении (дата и номер входящего документа военкомата);
- Наличие корешка от листка сообщения.
Правила оформления и хранения
Ответственность за ведение журналов по воинскому учету несет специально назначенный сотрудник. Документы должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем организации и скреплены печатью. Хранение журналов осуществляется в соответствии с правилами архивного делопроизводства в организациях.
Где скачать образцы?
В сети доступно множество шаблонов для работы. Вы можете скачать:
- Шаблон журнала расписок о приеме документов ВУ в формате Word;
- Шаблон журнала регистрации документов ВУ в Word;
- Образец заполнения журнала приема документов воинского учета;
- Образец журнала проверок по воинскому учету (подготовленный экспертами систем типа КонсультантПлюс).
Использование готовых шаблонов позволяет минимизировать ошибки при заполнении и обеспечить соответствие документа актуальным требованиям законодательства в сфере воинского учета.