В современном управлении персоналом часто возникает необходимость временно замещать определённые должности, не меняя при этом постоянный состав сотрудников․ В кадровой документации такие позиции называют полками временно штатно должностного расчета (или просто временными позициями в штатном расписании)․ Ниже подробно рассмотрим, что это такое, зачем они нужны, какие правовые нормы регулируют их оформление и как правильно внести такие «полки» в штатное расписание организации․

Понятие и назначение временных полок в штатном расписании

Штатное расписание – это внутренний нормативный акт организации, фиксирующий:

• структурные подразделения;
• наименования должностей (профессий);
• количество единиц штата (штатные единицы);
• размер должностного оклада или тарифной ставки;
• надбавки, доплаты и другие составляющие оплаты труда․

Когда организация сталкивается с необходимостью временно заместить должность (например, в связи с отпуском, больничным, командировкой, исполнением обязанностей руководителя или выполнением специального проекта), в штатное расписание вводят временную полку – отдельную строку, характеризующую:

• должность, которую замещает сотрудник на временной основе;
• указанный процент ставки (0,25; 0,5; 0,75 и т․д․) или фиксированную сумму оклада на период замещения;
• срок действия такой позиции (обычно указывается дата начала и дата окончания)․

Таким образом, «полка временно штатно должностного расчета» – это запись в штатном расписании, отражающая временно замещаемую должность с указанием условий оплаты труда на период замещения․

Нормативная база

Оформление временных позиций регулируется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс РФ (ст․ 57, 60․1, 60․2) – требования к содержанию трудового договора и порядку изменения условий труда․
2. Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» – порядок ведения штатного расписания как учетного документа․
3. Постановление Правительства РФ от № 914 (в ред․ от ) – образец штатного расписания и порядок его утверждения․
4. Методические рекомендации Минтруда России по оформлению исполнения обязанностей (исполняющего duties) и совместительства․

Важно помнить, что запись вида «оплата согласно штатному расписанию» в трудовом договоре считается нарушением, если в самом штатном расписании отсутствует конкретный размер оклада или тарифной ставки для данной позиции (см․ разъяснения прокуратуры Ставропольского края)․ Поэтому при введении временной полки обязательно указывается конкретный размер вознаграждения․

Когда требуется ввести временную полку?

Типичные ситуации:

• Отпуск основного сотрудника (ежегодный, по уходу за ребёнком, учебный)․
• Больничный лист или временная нетрудоспособность․
• Командировка, обучение, повышение квалификации․
• Исполнение обязанностей руководителя на период вакансии (должность «временно исполняющий обязанности»)․
• Реализация краткосрочного проекта, требующего привлечения специалиста дополнительной ставке․
• Замещение сотрудника, уволенного по соглашению сторон, до подбора нового кандидата․

В каждом из этих случаев оформляется отдельная строка (полка) в штатном расписании с указанием:

• наименования должности (например, «Менеджер по продажам (временно исполняющий обязанности)»);
• процента ставки или фиксированного оклада;
• даты начала и окончания действия позиции;
• ссылки на приказ о введении временной позиции и о назначении сотрудника․

Пошаговая инструкция по оформлению временной полки

Подготовка приказа

Перед внесением изменений в штатное расписание издаётся приказ руководителя организации, содержащий:

1. Основание для введения временной позиции (отпуск, больничный и т․д․)․
2. Наименование должности, процент ставки и размер оклада․
3. Срок действия позиции (например, «с по »)․
4. ФИО сотрудника, которому поручается исполнение обязанностей (если известно)․
5. Ссылка на соответствующий нормативный акт (ТК РФ, локальные нормативные акты)․

Внесение изменений в штатное расписание

В штатном расписании добавляется новая строка сполями:

Если организация использует электронную кадровую систему, достаточно добавить запись с указанными атрибутами и установить флаг «Временная позиция»․

Оформление трудового договора или дополнительного соглашения

К сотруднику, которому поручается исполнение обязанностей, оформляется:

• Дополнительное соглашение к трудовому договору (изменение условий труда – должность, размер оплаты, срок)․
• Или отдельный срочный трудовой договор, если работа выполняется по совместительству․

В документе обязательно указывается размер оплаты труда (оклад или тарифная ставка) и срок действия дополнительного соглашения․

Контроль и закрытие позиции

По истечении срока действия временной полки:

1. Издаётся приказ об отмене временной позиции и возврате к прежнему штатному расписанию․
2. В штатном расписании строка либо удаляется, либо помечается как «архивная» с указанием даты окончания․
3. К сотруднику оформляется обратное дополнительное соглашение (возврат к прежней должности и условиям)․

Отличия временной полки от совместительства и внешнего совместителя

Таким образом, временная полка используется именно тогда, когда нужно формально закрепить замещение должности на ограниченный период внутри штатного расписания организации․

Типичные ошибки при оформлении временных полок

• Отсутствие конкретного размера оклада – запись вида «оплата согласно штатному расписанию» без указания суммы приводит к нарушению ст․ 57 ТК РФ․
• Неуказание срока действия – без чётких дат начало и конец позиции трудно контролировать, что может привести к излишним начислениям․
• Отсутствие приказа о введении позиции – изменения в штатном расписании должны быть подкреплены внутренним нормативным актом․
• Несвоевременное закрытие позиции – оставление временной строки после окончания срока приводит к дублированию ставок и возможным переплатам․
• Несогласование с бухгалтерией – если изменение не отражено в учёте, могут возникнуть расхождения при начислении зарплаты и уплате налогов․

Пример оформления временной полки в документах

Приказ о введении временной позиции

ПРИКАЗ
№ 45 от г․

О введении временной позиции в штатное расписании

В связи с отпуском сотрудника Ivanov I․I․ (табельный № 102) с по г․:
Ввести в штатное расписание отдел продаж позицию:
 «Менеджер по продажам (временно исполняющий обязанности)», ставка 0,5, оклад 25 000 руб․
Установить срок действия позиции: с по г․
Назначить исполнителем обязанностей сотрудника Petrov P․P․ (табельный № 105) с соответствующим дополнительным соглашением к трудовому договору․
Отдел кадров обеспечить внесение изменений в штатное расписание и кадровые документы․
Контроль исполнения возложить на начальника отдела продаж․

Генеральный директор _____________ /Иванов С․С․/

Строка в штатном расписании

| № | Подразделение | Должность | Ставка | Оклад, руб․ | Срок действия | Примечание |
|---|-----------------|------------------------------------------------|--------|-------------|--------------------|--------------------------|| 12| Отдел продаж | Менеджер по продажам (временно исполняющий обязанности) | 0,5 | 25 000 | ‑ | Приказ № 45 от |

Дополнительное соглашение к трудовому договору

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 7
к трудовому договору от г․

Стороны: ООО «Компания» (работодатель) и Петров П․П․ (работник)․

С по г․ работник выполняет обязанности должности «Менеджер по продажам (временно исполняющий обязанности)» в отделе продаж․
Размер оплаты труда за указанный период составляет 25 000 руб․ в месяц (ставка 0,5 от полного оклада)․
Все остальные условия трудового договора остаются без изменений․
Настоящее соглашение вступает в силу с даты его подписания и действует до г․

Работодатель _____________ /Иванов С․С․/
Работник _____________ /Петров П․П․/
Дата «___» __________ 2026 г․

Полки временно штатно должностного расчета – это удобный и законный инструмент для гибкого управления персоналом, позволяющий organisation:

• Обеспечить непрерывность бизнес‑процессов при отсутствии основного сотрудника;
• Формально закрепить изменение условий оплаты труда на период замещения;
• Избежать нарушений трудового законодательства, связанных с неопределённостью оклада в трудовом договоре;
• Прозрачно отражать изменения в учёте и отчётности․

Соблюдение простой последовательности – издание приказа, внесение точной строки в штатное расписание, оформление дополнительного соглашения и своевременное закрытие позиции – гарантирует корректность как кадрового, так и бухгалтерского учёта․

Если у вас остались вопросы по оформлению временных позиций в вашей организации, рекомендуется проконсультироваться с юристом по трудовому праву или специалистом по кадровому делопроизводству․