Дата актуализации: 03:48:33

Общие положения

Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (далее – Временная инструкция) определяет порядок:

• приёма, регистрации и учёта служебных документов;
• подготовки, оформления, тиражирования и контроля исполнения документов;
• изготовления, выдачи, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов.

Инструкция утверждена Приказом Министра обороны РФ от 4 апреля 2017 г. № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации».

Нормативно‑правовая база

1. Приказ Минобороны РФ от  № 205/2/588 (утратил силу, но служит историческим ориентиром).
2. Приказ МВД России от  № 130 «Об утверждении инструкции по изготовлению, учёту, хранению и уничтожению печатей, штампов и факсимиле» – применяется в части технических требований.
3. Внутренние регламенты подразделений (структурные подразделения Росстандарта, хозяйственные подразделения воинских частей).
4. Методические указания по управлению качеством (РИ 4.2.3‑8, РИ 7.4‑2, РИ 7.4‑3) – регламентируют процесс закупки и контроля качества.

Терминология

Для целей инструкции используются следующие определения:

• Печать – официальное средство удостоверения подлинности документов, выполненное в виде штампа с оттиском, содержащим реквизиты организации (наименование, герб, реквизиты).
• Штамп – устройство (или его часть), применяемое для нанесения текста, графики или штампа‑оттиска на бумажные носители.
• Эскиз печати (штампа) – графическое изображение будущего оттиска, оформляемое в виде чертежа/рисунка.
• Тираж – количество изготовляемых копий (для штампов – количество одинаковых штампов, для печатей – количество комплектов).

Порядок изготовления печатей и штампов

Инициирование заявки

Заявка на изготовление печати (штампа) оформляется в структурном подразделении‑инициаторе и включает:

1. Наименование подразделения, ответственного за использование печати.
2. Обоснование необходимости (новая часть, замена изношенной, изменение реквизитов и т.п.).
3. Эскиз печати/штампа (чертёж, подписи ответственных лиц).
4. Технические требования (размер, материал, тип оттиска).
5. Сроки изготовления и предполагаемый тираж.

Согласование и утверждение

После подготовки заявки она передаётся в хозяйственное подразделение для:

• Проверки соответствия нормативным требованиям (приказ Минобороны, Приказ МВД 130).
• Согласования с отделом безопасности (контроль за использованием реквизитов, гербов).
• Утверждения руководителем подразделения и, при необходимости, начальником отдела материально‑технического обеспечения.

Закупка и производство

Закупка материалов и услуг производиться в соответствии с РИ 7.4‑2 (по бюджетным средствам) или РИ 7.4‑3 (по внебюджетным источникам). Основные этапы:

1. Выбор поставщика (конкурс, запрос котировок, проверка лицензий).
2. Подписание договора и передача технического задания (эскиз, требования к материалам).
3. Контроль качества на этапе прототипа (проверка соответствия образца заявке).
4. Изготовление окончательного продукта (печать в виде металлического штампа, штамп‑модель).

Приёмка и ввод в эксплуатацию

После изготовления проводится приёмка:

• Техническая проверка (соответствие размерам, чёткость оттиска, прочность).
• Сравнение с утверждённым эскизом.
• Подписание акта приёмки ответственными лицами (начальник подразделения, специалист по материально‑техническому обеспечению).

После приёмки печать (штамп) вносится в журнал учёта печатей и штампов и передаётся в установленное место хранения.

Учёт, выдача и использование

Учёт

Все изготовленные и полученные печати и штампы подлежат учёту в журнале, который ведёт структурное подразделение, отвечающее за материально‑техническое обеспечение (обычно это отдел снабжения или бухгалтерия).

В журнале фиксируються:

• Номер и дата изготовления.
• Наименование подразделения‑владельца.
• Ответственное лицо за хранение.
• Состояние (рабочее, изношенное, утилизированное).
• Дата выдачи и возврата (при временном пользовании).

Выдача и контроль использования

Выдача печати (штампа) осуществляется по письменному запросу уполномоченного сотрудника. При выдаче оформляется акт, в котором указываются:

1. ФИО получателя, должность, подразделение.
2. Назначение (какие документы подпишет/штампует).
3. Сроки использования (если ограничены).
4. Обязанность возврата и обязательство сообщать о потерях/повреждениях.

Контроль за использованием осуществляется руководителем подразделения и службой безопасности. При обнаружении нарушения (утрата, несанкционированное использование) необходимо немедленно сообщить своему непосредственному командиру (начальнику).

Хранение

Печати и штампы хранятся в специально оборудованных сейфах или шкафах, закрытых на ключ. Ответственное лицо:

• Обеспечивает ограниченный доступ (только уполномоченные лица).
• Ведёт журнал входа‑выхода.
• Проводит регулярные проверки (не реже одного раза в квартал).

Уничтожение и утилизация

Уничтожение печатей и штампов производиться в случаях:

• Истечения срока службы (износ, повреждение).
• Смена реквизитов организации (изменение названия, герба).
• Утверждённого решения о ликвидации печати.

Процедура утилизации включает:

1. Составление акта утилизации (подписывают ответственный за хранение и руководитель подразделения).
2. Физическое разрушение (резка, измельчение) в присутствии двух свидетелей.
3. Уничтоженные элементы передаются в утилизационный контейнер, который утилизируется согласно требованиям по охране окружающей среды.

Ответственность и контроль

За соблюдение порядка изготовления, учёта, хранения и уничтожения печатей и штампов отвечают:

• Начальник подразделения – утверждает заявки и контролирует использование.
• Служба материально‑технического обеспечения – ведёт учёт, организует изготовление и хранение.
• Служба безопасности – проверяет соответствие реквизитов, следит за соблюдением режима доступа.
• Ответственное лицо за хранение – обеспечивает сохранность и своевременное сообщение о потерях.

Нарушения могут привести к дисциплинарной ответственности в соответствии с военным уставом и законодательством РФ.

Примерный шаблон заявки

Заявка № ___ от ___
Подразделение‑инициатор: ______________________
Наименование требуемой печати/штампа: ______________________
Основание (новая часть, замена, изменение реквизитов): ______________________
Эскиз (приложение): ______________________
Технические требования:
 ౼ Размеры: ____________
 ౼ Материал: ____________
 ౼ Тип оттиска: (гравировка/тиснение) ____________
Предполагаемый тираж: ____________
Срок изготовления: ____________
Ответственное лицо (подпись, ФИО, должность): ______________________
 

Временная инструкция о порядке изготовления печатей и штампов в Вооруженных Силах РФ обеспечивает единый, контролируемый и безопасный процесс обращения с важными средствами удостоверения документов. Соблюдение всех пунктов инструкции позволяет предотвратить утрату, несанкционированное использование и обеспечить надёжную юридическую силу официальных бумаг.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к официальным документам: Приказ Минобороны РФ № 170 от , Приказ МВД России № 130 от , а также к внутренним регламентам конкретного подразделения.