В любой военной структуре дисциплина и строгий учет являются основой бесперебойного функционирования всех систем. Особое внимание в Вооруженных Силах Российской Федерации уделяется документообороту‚ а именно — работе с атрибутами делопроизводства‚ такими как печати и штампы. Для регламентации этих процессов разработана и применяется специальная Временная инструкция о порядке изготовления‚ использования‚ учета‚ хранения печатей и штампов в Вооруженных Силах Российской Федерации.
Настоящая Инструкция определяет порядок приема‚ первичной обработки‚ учета‚ составления‚ оформления‚ изготовления‚ размножения‚ отправки‚ доведения‚ хранения‚ уничтожения и использования служебных документов‚ а также контроля за их исполнением в органах военного управления‚ объединениях‚ соединениях‚ воинских частях‚ военных комиссариатах и организациях ВС РФ.
Общие положения и сфера применения
Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (далее — Временная инструкция) устанавливает единые требования к работе с служебными документами и сопутствующими реквизитами. Ее действие распространяется на:
- Органы военного управления;
- Объединения и соединения;
- Воинские части;
- Военные комиссариаты;
- Организации Вооруженных Сил Российской Федерации.
Использование печатей и штампов в указанных структурах строго регламентировано. Требования Инструкции разработаны в соответствии с действующим законодательством РФ и учитывают специфику военной службы‚ где утечка информации или подделка документа могут привести к серьезным последствиям.
Порядок изготовления печатей и штампов
Процесс создания новых печатей и штампов не является произвольным. Инструкция четко определяет‚ что изготовление данных атрибутов должно производиться только в специализированных и уполномоченных на то организациях. Для заказа новой печати или штампа требуется:
- Издание приказа: Основанием для изготовления всегда служит приказ соответствующего командира (начальника).
- Утверждение эскиза: Разрабатывается макет будущей печати‚ который должен быть согласован и утвержден в установленном порядке.
- Передача заказа: Заказ направляется в лицензированную организацию‚ имеющую право на производство подобных изделий для нужд Минобороны.
Самовольно изменять реквизиты на печатях или заказывать их в сторонних коммерческих мастерских категорически запрещено.
Учет и выдача
Каждая созданная или переданная печать должна быть официально внесена в систему учета. Отсутствие учета приравнивается к грубому нарушением правил делопроизводства.
Изготовление‚ учет‚ замену‚ хранение‚ передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает персонально начальник организационного отдела (или иное должностное лицо)‚ назначенный приказом начальника воинской части.
Основные правила учета включают:
- Внесение данных о печати (название‚ реквизиты‚ дата изготовления) в специальный журнал учета;
- Присвоение каждой печати уникального регистрационного номера;
- Выдача печатей и штампов сотрудникам исключительно под роспись в журнале (карточке) выдачи.
Использование печатей и штампов
Использование атрибутов делопроизводства должно осуществляться строго по назначению. Соблюдение правильности применения печатей и (или) штампов — прямая обязанность лиц‚ на которых возложена работа с документами.
Основные правила использования:
- Печати и штампы применяются только на служебных документах‚ оформленных надлежащим образом.
- Оттиск должен быть четким‚ читаемым и соответствовать утвержденному образцу.
- Запрещается передавать печати и штампы лицам‚ не имеющим отношения к делопроизводству‚ или выносить их за пределы воинской части без специального разрешения.
- При использовании печатей и штампов необходимо руководствоваться Временной инструкцией с учетом положений внутренних приказов воинской части.
Хранение и обеспечение сохранности
Хранение печатей и штампов организуется таким образом‚ чтобы полностью исключить возможность их утери‚ кражи или несанкционированного использования. Данная инструкция регламентирует порядок соблюдения условий хранения и ответственности.
Требования к хранению:
- Печати и штампы должны храниться в металлических шкафах или сейфах‚ которые запираются на замок;
- По окончании рабочего дня все печати сдаются на хранение в опечатанном помещении (сейфе).
- Ключи от сейфов с печатями хранятся отдельно‚ у ответственного лица‚ и ни при каких обстоятельствах не оставляются в замках.
- Ответственность за сохранность несет должностное лицо‚ получившее печать под роспись.
Уничтожение печатей и штампов
Печати и штампы имеют свой срок службы. Они подлежат уничтожению в случаях:
- Износа (потери четкости оттиска‚ повреждения клише);
- Изменения наименования воинской части или ее реквизитов;
- Расформирования воинской части;
- Утраты актуальности (например‚ печать «Для пакетов» при переходе на электронный документооборот).
Процедура уничтожения не может быть проведена самостоятельно. Для этого создается комиссия‚ которая фиксирует факт негодности печати. Уничтожение (как правило‚ путем механического разрушения клише) проводится в присутствии комиссии‚ после чего составляется соответствующий акт‚ который подшивается в дело‚ а в журнале учета ставится отметка об уничтожении.
Временная инструкция о порядке изготовления‚ использования‚ учета‚ хранения печатей и штампов в ВС РФ — это важнейший документ‚ обеспечивающий безопасность и легитимность военного документооборота. Строгое следование ее нормам позволяет избежать подделки документов‚ утечек служебной информации и поддерживает высокий уровень организованности в рядах Вооруженных Сил Российской Федерации.