Управление документацией и архивное дело в военных формированиях — это не просто бюрократическая необходимость, а элемент боевой готовности и правовой защиты личного состава. В данной статье подробно рассматривается роль, структура и специфика работы архивного отдела (делопроизводства/секретной части) —й отдельной гвардейской мотострелковой Донецкой бригады имени А.В. Захарченко (в/ч 08805), прошедшей путь от батальона «Оплот» до элитного гвардейского формирования 1-го армейского корпуса.

Исторический контекст формирования бригады и ее документационного обеспечения

Понимание специфики архивного фонда бригады невозможно без знания ее боевой истории, отраженной в открытых источниках:

• 2014 год — Батальон «Оплот: Формирование на базе добровольцев. На этом этапе делопроизводство велось в полевых условиях, основной акцент — учет личного состава, приказа о зачислении/уволнении, боевое учение и первая боевая документация.
• 2015 год — Переформатирование в 5-ю отдельную мотострелковую бригаду: Укрупнение потребовало создания полноценного штатного органа управления документами (ОУД) или секретной части. Началось систематическое накопление уставных документов, журналов учета приказов, личных дел военнослужащих.
• 2022 год — Присвоение почётного наименования «имени первого главы ДНР А.В. Захарченко»: Документальное оформление почётного титула, обновление штампов, печатей, бланков, внесение изменений в уставные документы.
• 2023–2024 годы, Присвоение звания Гвардейской и интеграция в ВС РФ: Ключевой этап для архива. Переход на российские стандарты делопроизводства (Приказ Минобороны РФ № 600, Устав ВС РФ), переоформление личных дел по новым образцам, интеграция в АСУ «Армия» и иные автоматизированные системы.

На сегодняшний день (апрель 2026 года) бригада является частью 51-й гвардейской общевойсковой армии (в/ч 47943) Южного военного округа, что накладывает отпечаток на требования к ведению архива.

Правовая база и нормативное регулирование

Деятельность архивного отдела (секретной части) бригады регламентируется иерархией нормативных актов:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (базовый закон).
2. Устав Внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации (раздел, касающийся делопроизводства и секретной части).
3. Приказ Министра обороны РФ от № 600 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации», основной руководящий документ.
4. Приказы Командования 1-го АК, 51-й гв. оа и штаба бригады по вопросам организации секретной части, сроков хранения, формирования дел.
5. Распоряжения Комитета по архивному делу и документированию ДНР (согласно информации от , проводились совещания с архивными отделами администраций, что указывает на единое методологическое поле региона).

Организационная структура: Секретная часть vs Архивный отдел

В военной терминологии термин «Архивный отдел» как самостоятельное структурное подразделение штата бригады встречается редко. Его функции выполняет Секретная часть (СЧ) штаба бригады, во главе с которой стоит Начальник секретной части (Нач. СЧ) — офицер (обычно капитан/майор), подчиняющийся непосредственно Начальнику штаба бригады.

Типичная структура Секретной части бригады:

• Сектор делопроизводства (Канцелярия): Прием, регистрация, учет, перемещение и выдача входящих/исходящих/внутриведомственных документов. Ведение журналов учета приказов, распоряжений, рапортов.
• Сектор секретной документации (Гриф «Секретно», «Совершенно секретно»): Учет, хранение, уничтожение документов гостайны. Работа с шифровкой (при наличии шифроорганов на уровне бригады).
• Сектор кадрового делопроизводства (Архив личных дел): Хранение и ведение личных дел военнослужащих (ЛД), личных карточек учетов (ЛКУ), служебных характеристик, документов о награждении. Это самый объемный и ответственный массив.
• Сектор архивного хранения (Архив бригады): Формирование архивных дел по номенклатуре, составление описей, передача дел в центральные архивы (ЦА МО РФ, архивы ДНР) по истечении сроков хранения в бригаде.
• Группа автоматизированного делопроизводства (ЭДО): Обеспечение работы в АСУ «Делопроизводство», «Армия», «Кадры», электронный документооборот (ЭДО) с вышестоящими штабами.

Ключевые функции и задачи

Обеспечение командания и управления

Оперативная подготовка приказов командира бригады, распоряжений начальника штаба, боевой документации (боевые отчеты, журналы боевых действий, карты-схемы). В условиях СВО это включает работу с документами в полевых пунктах управления (ППУ).

Кадровый архив: «Сердце» бригады

5-я бригада прошла через интенсивные боевые действия (Дебальцево, Мариуполь, Авдеевка, направление Донецк). Это означает огромный массив документов:

• Личные дела убитых, раненых, пропавших без вести (перевод в архивы ЦА МО, оформление выписок для родственников).
• Документы о присвоении званий, присвоении гв; званий, награждении медалями «За отвагу», «За воинскую доблесть», орденамиCourage, Героев РФ/ДНР.
• Учет контрактов, призывников, мобилизованных.

Учет и хранение уставной и нормативной документации

Актуализация уставов (Устав ВС РФ, Устав Внутренней службы, Устав Дисциплинарный, Устав Гарнизонный и караульный), боевых инструкций, руководящих документов по МТО, РЭБ, УСО и т.д.

Взаимодействие с государственными архивами

Согласно деятельности Комитета по архивному делу и документированию ДНР, архив бригады обязан:

• Сдавать дела постоянного хранения в Центральный архив МО РФ (г. Подольск) или в Государственный архив ДНР (после завершения сроков хранения в ведомственном архиве — обычно 10-25 лет для кадровых дел).
• Предоставлять архивные справки по запросам ветеранов, судов, прокуратуры, следственных органов (СК РФ).
• Участвовать в проверках состояния делопроизводства (инспекции, ревизии).

Специфика работы в условиях СВО (2022–2026 гг.)

Опыт 5-й гв. ОМСБр (тактическая группа «Оплот») накладывает уникальные требования к архиву:

Сроки хранения и номенклатура дел

Номенклатура дел бригады утверждается ежегодно приказом командира бригады на основании типовых номенклатур Минобороны РФ. Основные категории сроков хранения в бригадном архиве (до передачи в госархив):

• Постоянное хранение (в ЦА МО / Госархиве ДНР): Личные дела офицеров, прапорщиков, мичманов; дела о награждении государственными наградами; журналы учета приказов командира бригады; истории формирования и переформирования бригады (батальон «Оплот» -> 5 ОМСБр -> 5 гв. ОМСБр).
• Длительное (10–75 лет, хранятся в бригаде до сдачи): Личные дела сержантов, солдат (75 лет); дела по учету личного состава; приказы по кадровой части; документы по материальному обеспечению (отчеты, акты списания).
• Временное (1–10 лет, уничтожаются в бригаде): Входящая/исходящая корреспонденция оперативного характера; рапорты, служебные записки; журналы учета ключей, печатей; справки, выписки, выданные на руки.

Материально-техническое обеспечение и безопасность

Для выполнения задач Секретная часть 5-й бригады оснащена:

• Металлическими сейфами классов устойчивости к взлому/пожарам для хранения гостайны и личных дел.
• Специализированным ПО (АСУ «Кадры», АСУ «Делопроизводство», криптографические средства защиты информации — СКЗИ «КриптоПро», «ВиПНет» для закрытых контуров связи).
• Оргтехникой: Сканирующие комплексы (планшетные А3/А4) для массового оцифрования, принтеры с поддержкой ЭЦП, шредеры (уничтожители) для утилизации документации с истекшим сроком хранения (актом комиссии).
• Пожарной сигнализацией и системой контроля доступа (СКУД) в помещении секретной части.

Перспективы развития: Цифровой архив 5-й бригады

На 2026 год приоритетом является создание Единого цифрового архива подразделения:

1. Полная оцифровка личных дел с возможностью удаленного доступа уполномоченных лиц (кадровые офицеры батальонов, ротные командиры) через защищенные терминалы.
2. Внедрение ИИ-инструментов для автоматического распознавания текста (OCR) старых приказов 2014–2016 гг., поиска по атрибутам (ФИО, номер приказа, дата).
3. Блокчейн-реестр документов (перспективы Минобороны РФ) для гарантии неизменности приказов о награждении и учете потерь.
4. Интеграция с «Госуслугами» и ЕРВ (Единый реестр ветеранов) для автоматического подтверждения статуса участника СВО на основе архивных данных бригады.

Архивный отдел (Секретная часть) —й отдельной гвардейской мотострелковой бригады имени А.В. Захарченко — это не просто место хранения бумаг. Это критически важный узел управления, обеспечивающий:

• Правовую защиту интересов бригады и каждого военнослужащего (от призыва до ветерана).
• Непрерывность командания и управления в бою.
• Сохранение исторической памяти о формировании, прошедшем путь от народного ополчения («Оплот») до гвардейского формирования регулярной армии.

Качественная организация делопроизводства, переход на электронный документооборот и строгое соблюдение сроков хранения и передачи дел в государственные архивы (в координации с Комитетом по архивному делу ДНР и Главным управлением архивов МО РФ) являются залогом эффективности работы штаба бригады в современных условиях.

Справочная информация

• Полное наименование: 5-я отдельная гвардейская мотострелковая Донецкая бригада имени первого главы ДНР А.В. Захарченко.
• Воинская часть: 08805.
• Подчинение: 1-й Донецкий армейский корпус (в/ч 08800) / 51-я гвардейская общевойсковая армия (в/ч 47943) ЮВО ВС РФ.
• Дislокация (постоянная): г. Донецк, ДНР.
• Ключевые исторические этапы: Батальон «Оплот» (2014) -> 5-я ОМСБр (2015) -> Наименование А.В. Захарченко (2022) -> Гвардейское звание (2023/2024).

Примечание: Конкретные ФИО начальников секретной части/архивистов, внутренние номера телефонов и адреса дислокации секретной части являются сведениями ограниченного распространения (Для служебного пользования / Гриф «Секретно») и не публикуются в открытых источниках. Обращения за архивными справками направляются через официальные каналы: военную прокуратуру, суд, МФЦ (для ветеранов) или команду бригады.