В современном бизнес‑окружении доступ к достоверной информации о персонале компании часто необходим для:
- подготовки кадровой отчётности;
- проверки соответствия законодательству о персональных данных;
- анализа финансовой нагрузки (зарплата, налоги, отчисления);
- внутренних аудитов и проверок со стороны контролирующих органов.
В этой статье мы подробно разберём, какие источники позволяют получить сведения о служащих, как пользоваться этими ресурсами и какие ограничения следует учитывать.
Правовые основы доступа к сведениям о сотрудниках
Сбор и обработка персональных данных регулируются Федеральным законом № 152‑ФЗ «О персональных данных». Согласно статье 6, обработка допускается только при наличии законных оснований:
- Согласия субъекта данных.
- Необходимости выполнения трудового договора.
- Выполнения обязанностей, возложенных на работодателя (например, сдача отчётности в ФНС).
- Интересов государства (контрольные проверки, раскрытие информации в открытых реестрах).
Нарушение требований закона влечёт административную и уголовную ответственность, поэтому все действия должны быть документально оформлены (приказ о доступе к данным, согласие работника, протоколы обработки).
Официальные государственные источники
2.1 ФНС России – личный кабинет налогоплательщика (ИП, юридическое лицо)
Через Личный кабинет ФНС можно получить:
- Сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий календарный год (раздел «Сведения о среднесписочной численности работников»).
- Отчёты по НДФЛ, страховым взносам (форма 2‑НДФЛ, 3‑НДФЛ, 4‑НДФЛ).
- Информацию о доходах, расходах, имуществе и обязательствах федеральных государственных гражданских служащих (раздел «Сведения о доходах государственных служащих»).
Для доступа необходимо:
- Зарегистрировать юридическое лицо в системе ФНС.
- Получить электронную подпись (КЭП) или использовать подтверждение через Госуслуги.
- Войти в личный кабинет и открыть раздел «Отчётность» → «Сведения о персонале».
2.2 Портал государственных услуг (Госуслуги)
Через Госуслуги можно запросить:
- Справку о трудовой деятельности (через Личный кабинет ПФР).
- Сведения о стаже, начисленных пенсионных баллах.
- Подтверждение факта трудоустройства (справка из ИЛС – личного кабинета работодателя).
2.3 ФИС ФРДО (Рособрнадзор) – проверка квалификационных удостоверений
Если требуется подтвердить наличие у сотрудника повышенной квалификации, используйте реестр ФИС ФРДО:
- Перейдите на сайт ФИС ФРДО.
- Введите номер удостоверения в поле поиска.
- Обратите внимание, что данные появляются в реестре не ранее чем через 3 рабочих дня после выдачи документа (пункт 3 абз. 3 п. 6 Постановления Правительства РФ от 31 мая 2021 № 825).
2.4 Системы коммерческих провайдеров (Контур.Фокус, СПАРК‑Интерфакс, «Зачестный бизнес»)
Эти сервисы собирают открытые данные из ЕГРЮЛ, ЕГРИП, ФНС и предоставляют их в удобном виде:
- Количество сотрудников по ИНН (среднесписочная численность).
- Список руководителей, учредителей, их доли в уставном капитале.
- История изменений реквизитов компании.
Для большинства сервисов доступен бесплатный демо‑доступ или пробный период, после чего требуется подписка.
Внутренние источники работодателя
3.1 ИЛС (Информационная личная страница сотрудника)
Если у организации внедрена система Электронный документооборот (ЭДО) или HR‑информационная система, то в ИЛС хранятся:
- Персональная карточка (Т‑2ГС(МС)) – общие сведения, воинский учёт, СНИЛС.
- История трудовых договоров, приказов о приёме, переводе, увольнении.
- Отчёты о доходах (2‑НДФЛ) и начислениях.
С помощью ИЛС можно «восстановить» список всех работников организации, включая уволенных, если их данные корректно внесены в систему (см. пример из форума: «…по выпискам из ИЛС всех на текущий год работающих в организации…»).
3.2 Система ФСС (Фонд социального страхования)
Через личный кабинет ФСС можно получить:
- Отчёты по страховым взносам (форма 1‑ДФ).
- Сведения о временной нетрудоспособности, материнском капитале.
3.3 Пенсионный фонд России (ПФР)
В личном кабинете ПФР доступны:
- Справка о страховом стаже.
- Информация о начисленных пенсионных баллах.
Как оформить запрос на получение сведений
4.1 Внутренний приказ
Для легального доступа к персональным данным необходимо издать приказ:
- Указать цель обработки (например, подготовка отчётности в ФНС).
- Назначить ответственного за обработку данных (обычно HR‑менеджер).
- Получить подписи сотрудников на согласии (если требуется).
4.2 Запрос в контролирующие органы
Если требуется официальное подтверждение (например, проверка доходов государственных служащих), подайте запрос в ФНС через форму «Запрос о сведениях о доходах» с указанием ИНН и периода.
4.3 Обращение к коммерческим провайдерам
Для получения данных о контрагентах (численность их персонала) оформите заявку в системе Контур.Фокус или аналогичном сервисе, указав ИНН/ОГРН интересующей организации.
Ограничения и риски
- Персональные данные (паспортные данные, СНИЛС, банковские реквизиты) могут быть раскрыты только сотруднику или уполномоченному лицу.
- Разглашение информации о доходах государственных служащих допускается только в рамках публичных реестров (ФНС) и не должно использоваться в коммерческих целях без согласия.
- Неправильное указание СНИЛС или иных реквизитов в ИЛС может привести к «пропуску» сотрудника из реестра – проверяйте корректность данных.
- Собранные сведения следует хранить в соответствии с требованиями ФЗ‑152 (шифрование, ограниченный доступ, журналирование).
Пошаговый чек‑лист «Как узнать сведения о служащих»
- Определите цель запроса. (отчётность, проверка квалификации, анализ численности).
- Подготовьте внутренний приказ; Укажите ответственного и цель обработки.
- Получите согласие сотрудников, если требуется. (обычно – при обработке чувствительных данных).
- Войдите в нужный реестр:
- ФНС – личный кабинет → «Сведения о персонале».
- Госуслуги – «ПФР», «ФСС», «Трудовая книжка».
- ФИС ФРДО – проверка квалификаций.
- Коммерческие сервисы – запрос по ИНН/ОГРН.
- Скачайте необходимые отчёты (2‑НДФЛ, 3‑НДФЛ, 1‑ДФ, среднесписочная численность).
- Сверьте данные с внутренними системами (ИЛС, HR‑система). При расхождениях – уточните в бухгалтерии/кадровой службе.
- Сохраните полученные файлы в защищённом хранилище. Оформите журнал доступа.
- Подготовьте итоговый отчёт** для руководства или контролирующего органа.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
7.1 Можно ли получить список всех сотрудников организации без их согласия?
Да, если запрос делается в рамках выполнения трудового договора и/или обязательной отчётности перед налоговыми и страховыми органами. Согласие требуется только при обработке особых категорий данных (медицинские сведения, биометрия и т.п.).
7.2 Где искать сведения о бывших сотрудниках?
Бывшие сотрудники сохраняются в ИЛС и в архивных отчётах ФНС (2‑НДФЛ за прошлые годы). Если в ИЛС данные не отражены, обратитесь к бухгалтерии за копиями старых налоговых деклараций.
7.3 Как проверить, что у сотрудника действительно есть квалификационное удостоверение?
Используйте реестр ФИС ФРДО (пункт 2.2). Введите номер удостоверения – система покажет дату выдачи, срок действия и организацию‑выдавшую.
7.4 Можно ли узнать численность сотрудников контрагента?
Да. Сервис Контур.Фокус в графе «Сведения о среднесписочной численности работников» отображает количество работников за предшествующий календарный год. Доступен также в СПАРК‑Интерфакс и в открытом реестре ФНС.
Получение сведений о служащих – процесс, сочетающий юридическую точность и техническую грамотность. При правильном подходе вы сможете быстро собрать необходимую информацию из официальных реестров (ФНС, ФСС, ПФР), коммерческих баз данных (Контур.Фокус, СПАРК) и внутренних систем организации (ИЛС, HR‑система). Главное – соблюдать требования закона о персональных данных и фиксировать каждый шаг в виде приказов и журналов доступа.
Помните: законность и прозрачность – залог надёжной кадровой аналитики и отсутствия штрафов со стороны контролирующих органов.