Служебное делопроизводство является важнейшей частью обеспечения боевой готовности и повседневной деятельности любой воинской части․ Одним из ключевых элементов этого процесса является ШДК — штатное делопроизводство и контроль (или штатно-должностная картотека в зависимости от специфики подразделения)․ От правильности ведения этих документов зависит исполнительская дисциплина, сохранность служебной информации и эффективность управления войсками․
В данной статье мы подробно рассмотрим нормативную базу, основные правила ведения, а также специфику работы с документацией в условиях воинской части․
Нормативно-правовая база
Ведение ШДК и несекретного делопроизводства в Вооруженных Силах Российской Федерации строго регламентировано․ Основой для ведения служебной документации являются:
- Указ Президента Российской Федерации от № 458 «О внесении изменений в Положение о порядке прохождения военной службы․․․»․ Этот документ вносит актуальные коррективы в порядок прохождения службы, что напрямую отражается на ведении штатно-должностной документации․
- Основные требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов Министерства обороны․
- Приказы вышестоящих командиров (начальников), регламентирующие порядок создания и обеспечения безопасных условий военной службы в воинской части․
Основные правила работы со служебными документами
Каждый военнослужащий, в чьи должностные обязанности входит работа с документами, должен знать базовые правила их обработки и хранения․ Особое внимание уделяется работе с входящей корреспонденцией․
Порядок исполнения и резолюции командира
Одним из важных аспектов делопроизводства является работа с документами, требующими ответа или принятия решений․ В случаях, когда командир (начальник), которому адресован документ, дает ответ на поставленные в нем вопросы на самом документе в виде краткой резолюции, такой документ считается исполненным․
Важно: Исполненный документ подлежит возвращению отправителю за его регистрационным номером (входящим) без сопроводительного письма․
Формирование дел и сроки хранения
Все исполненные служебные документы не выбрасываются, а подшиваются (помещаются) в дела․ Дела заводятся по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов, с учетом установленных сроков хранения․
- Срок заведения дела: Как правило, дела заводятся на один календарный год․
- Систематизация: Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке или по степени важности․
- Учет: Для каждого заводимого дела оформляется обложка установленного образца, а само дело вносится в соответствующий журнал учета․
Перечень книг учета и материалов делопроизводства
Для обеспечения порядка и сохранности в воинской части используется строгая система учета․ Ведение ШДК невозможно без правильного оформления регистрационных журналов․
В соответствии с приложением № 4 к руководящим документам, в части ведения несекретного делопроизводства используется Книга учета входящей корреспонденции․ В ней обязательно фиксируются:
- Входящий регистрационный номер;
- Дата поступления документа;
- От кого поступил документ и его исходящий номер;
- Краткое содержание;
- Резолюция командира и срок исполнения;
- Отметка об исполнении и направлении документа в дело․
Помимо книги учета входящей корреспонденции, в перечень основных книг, печатей, штампов и бланков входят:
- Книга учета исходящей корреспонденции;
- Журнал учета переданных и исполненных документов;
- Описи дел по номенклатуре;
- Учетные карточки штатно-должностного назначения․
Специфика ШДК в полевых условиях
Особый интерес представляет использование и хранение документации в полевых условиях․ Вне расположения воинской части к документам предъявляются особые требования:
- Защита информации: Документы должны храниться в защищенных планшетах или сейфах, исключающих доступ посторонних лиц и повреждение от внешних факторов․
- Мобильность: ШДК в полевых условиях должна быть максимально компактной․ Ведутся только те документы, которые непосредственно необходимы для выполнения боевой задачи․
- Быстрый учет: Используются упрощенные формы журналов учета для оперативной регистрации входящих и исходящих распоряжений․
Ведение ШДК в армии — это не просто бюрократическая процедура, а жизненно важный механизм управления войсками․ Знание правил ведения несекретного делопроизводства, умение правильно подшивать дела, вести книги учета входящей корреспонденции и работать с резолюциями командиров является обязательным для офицеров, прапорщиков и сержантов, ответственных за документооборот․
Соблюдение актуальных нормативных актов, включая последние изменения в законодательстве, позволяет поддерживать высокий уровень исполнительской дисциплины и обеспечивать безопасность военной службы в части․