Процедура приема и сдачи дел и должности — это обязательный этап смены военнослужащего на новой должности, перевода в запас, увольнения или временного отсутствия (командировка, лечение, отпуск)․ В Вооруженных Силах Российской Федерации (ВС РФ) этот процесс строго регламентирован и требует оформления единого документа — Акта приема (сдачи) дел и должности․ Наличие правильно составленного акта с приложениями гарантирует законность передачи полномочий, сохранность государственной собственности и документов, а также защищает права как сдающего, так и принимающего лица․

Нормативная правовая база

Основным документом, регулирующим порядок приема и сдачи дел и должности в ВС РФ, является Приказ Министра обороны РФ от № 333 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации» (в ред․ от 2023–2024 гг․)․

• Глава IX Инструкции — «Порядок приема и сдачи дел и должности лицами, ведающими войсковым (корабельным) хозяйством»;
• Приложение № 11 к Приказу № 333 — Утвержденная форма Акта приема (сдачи) дел и должности․
• Приказ Министра обороны СССР от № 105 (отдельные положения сохраняют силу в части не противоречащей актуальным приказам), историческая база формы акта (Приложение № 11)․
• Устав внутренней службы ВС РФ (Приказ Минобороны РФ от № 600) — общие положения о служебных обязанностях и ответственности․

Важно: Согласно ст․ 683 Положения (указана в справочных системах типа «КонсультантПлюс», «Гарант»), убытие военнослужащего к новому месту службы возможно только после утверждения акта о приеме и сдаче дел и должности вышестоящим начальником․

Основные этапы процедуры

Процесс передачи дел делится на три ключевых этапа:

1. Подготовительный этап: Издание приказа (распоряжения) о назначении комиссии по приему-сдаче дел․ Определение сроков и состав передаваемых материалов․
2. Прямая инвентаризация и проверка: Комиссия (или принимающее лицо при личной сдаче) сверяет наличие документов, материальных ценностей, печатей, ключей, паролей доступа к АИС (например, АИС «Военный учет», «Объект․РФ») с описями и инвентарными списками․
3. Оформление Акта: Заполнение формы Приложения № 11, составление приложений (описаний, ведомостей замечаний), подписание всеми членами комиссии, сдающим и принимающим лицами, утверждение начальником․

Структура и реквизиты Акта (Приложение № 11 к Приказу № 333)

Акт составляется минимум в 3 экземплярах (для сдающего, принимающего и архива/начальства)․ Форма акта содержит следующие обязательные реквизиты:

Заполнение табличной части Акта: что передается?

В табличной части акта фиксируются все материальные и документные ценности, закрепленные за должностью․ Основные группы:

Документы воинского учета и секретные носители

• Журналы учета приписных документов (форма № 10, № 18 и др․)․
• Личные карточки приписных/военнообязанных (форма № 9, № 26)․
• Документы по бронированию граждан․
• Секретная документация (с указанием грифа секретности, номера экземпляров, инвентарных номеров)․
• Ключи от сейфов/металлических шкафов для хранения секретных документов․

Нормативно-правовая и методическая база

• Актуальные указы Президента, постановления Правительства, приказы Минобороны, уставы (в бумажном или электронном виде на защищенных носителях)․
• Местные нормативные акты (приказы командира части, распоряжения начальника штаба)․

Делопроизводство и архив

• Номенклатура дел (утвержденная на текущий год)․
• Реестры входящей/исходящей корреспонденции (журналы, АИС «Делопроизводство»)․
• Дела текущего и прошлых лет, подлежащие хранению по срокам․
• Печать подразделения (если предусмотрена штатом), штампы, факсимиле․

Материальные ценности и войское имущество (если должность ведает хозяйством)

• Имущество по инвентарным спискам (мебель, оргтехника, БТ, спецсредства)․
• Боеприпасы, ОСН, ГСМ (по нарядам/ведомостям)․
• Ключи от помещений, складов, контейнеров․
• Доступы к АИС (логины, пароли, токены ЭЦП, ключи Рутокен/JaCarta)․

Финансовые документы (для казначеев, начальников финансовых служб)

• Кассовая книга, чековые книжки, строгая отчетность․
• ЭЦП для работы с банк-клиентом, ФКЦС (Федеральная казначейская система)․

Приложения к Акту: обязательные и факультативные

Сам Акт (форма Приложения № 11) — это ьный документ; Юридическую значимость и детализацию ему придают приложения․ Без них акт считается неполным․

Обязательные приложения

1. Опись передаваемых дел и документов (Инвентарный список)․ Составляется в 2-х экземплярах․ Содержит: порядковый номер, название дела/документа, дату открытия/закрытия, срок хранения, количество листов/томов, инвентарный номер, примечание (состояние)․
2. Ведомость передаваемого материального имущества․ Если должность подразумевает материальную ответственность․ По форме инвентаризационной описи (ИНВ-3, ИНВ-5 или воинская форма)․
3. Акт проверки состояния дел и документов․ Фиксирует физическое состояние (переплеты, читаемость, наличие подписей, скрепок, водяных знаков)․

Приложения по обстоятельствам (факультативные, но критически важные)

• Заявление (замечания) сдающего или принимающего лица․ Ключевой момент: Согласно практике (Российская газета, 2014; КонсультантПлюс, 2022), если сдающий или принимающий имеет возражения по акту, он излагает их в письменном виде в качестве приложения к акту при его оформлении․ Это сохраняет право на обжалование недостач/излишков в судебном или служебном порядке․
• Протокол инвентаризации․ Если проводилась полная инвентаризация по приказу командира (а не просто приема-сдачи)․
• Ведомость передачи паролей, ключей ЭЦП, токенов․ Отдельный лист с перечнем систем (АИС «Военный учет», «Объект․РФ», Госуслуги, Почта ВС, Банк-клиент), ФИО ответственного за выдачу/прием администратора безопасности․
• Справка о состоянии секретных документов․ Выдается офицером по секретности/командиром части․
• Акт приема-передачи печатей и штампов․ С оттисками печатей в акте․

Особенности сдачи дел по воинскому учету (2024–2026 гг․)

В свете цифровизации (переход на АИС «Военный учет», ЕРВУ), акты передачи документов по воинскому учету имеют специфику:

• Двойной учет: В акте обязательно фиксируется передача бумажных носителей (журналы, карточки, архивы за прошлые годы) И электронных ключей доступа к АИС․
• Акт приема-передачи документов по воинскому учету часто оформляется отдельно от общего акта должности (как локальный акт ответственного за воинский учет), но копия прикладывается к общему акту сдачи должности․
• В акте указываются: виды передаваемых документов (списки приписных, воинские билеты, повестки, протоколы комиссий) и их количество (штучно)․
• Обязательно наличие подписи начальника органа воинского учета (командира части/начальника штаба) как утверждающего лицо․

Порядок действий при выявлении нарушений (недостач, порчи, расхождений)

1. Фиксация в Акте: В графе «Замечания» или в отдельном приложении подробно описывается факт: «Отсутствует журнал учета повесток за 2023 г․ (инв․ № 45)», «Печать подразделения с трещиной, оттиск нечитаем», «В сейфе № 3 не хватает 2-х экземпляров секретного документа № 12»․
2. Составление служебной записки: Председатель комиссии докладывает командиру части․
3. Приказ о расследовании: Командир издает приказ о проведении служебного расследования (срок до 10–30 дней)․
4. Материальная ответственность: По итогам расследования принимается решение о взыскании убытков со сдающего лица (ст․ 1064 ГК РФ, ст․ 238 ТК РФ, Указ Президента № 1223)․
5. Уголовная ответственность: При признаках кражи, злоупотребления служебным положением (ст․ 285, 286, 160 УК РФ) — передача материалов в следственные органы․

Важно для принимающего: Подписывая акт без замечаний, вы принимаете ответственность за всё перечисленное имущество и документы․ Всегда пишите: «С замечаниями, см․ приложение № ___» и прикладываете свой список претензий․

Типичные ошибки при оформлении (чек-лист для проверки)

• ❌ Акт составлен от руки с исправлениями и зачеркиваниями (допускается только печатный вид или идеальное почерк, исправления заверены подписями всех членов комиссии)․
• ❌ Отсутствует дата или она не совпадает с датой приказа о сдаче․
• ❌ Не указано основание (№ приказа о переводе/увольнении/назначении комиссии)․
• ❌ Перечень имущества обобщенный («документы воинского учета — 1 пачка») без штучного учета и инвентарных номеров․
• ❌ Нет подписи председателя комиссии или утверждающего командира․
• ❌ Приложения не пронумерованы, не стыкованы с актом («Приложение 1 к Акту от г․ № 12»)․
• ❌ Не оформлена передача ЭЦП/токенов/паролей (считается нарушением режима доступа к гостайне/персональным данным)․
• ❌ Акт не утвержден командиром до убытия сдающего лица․

Пример структуры пакета документов при сдаче должности (папка сдающего)

1. Приказ о назначении комиссии по приему-сдаче дел․
2. Акт приема (сдачи) дел и должности (Приложение № 11 к Приказу № 333) — 3 экз․
3. Приложение № 1: Опись дел и документов (инвентаризационная опись)․
4. Приложение № 2: Ведомость материальных ценностей (если есть)․
5. Приложение № 3: Акт проверки состояния дел․
6. Приложение № 4: Ведомость передачи ключей, паролей, ЭЦП, токенов․
7. Приложение № 5: Справка офицера по секретности о передаче секретных документов․
8. Приложение № 6: Заявление сдающего/принимающего с замечаниями (при наличии)․
9. Приказ командира части об утверждении Акта и снятии сдающего с ответственности / возложении на принимающего․

Хранение и сроки

• Один экземпляр акта с приложениями остается у принимающего лица (в деле делах/личном деле ответственного)․
• Второй экземпляр — у сдающего лица (для подтверждения факта передачи и снятия ответственности)․
• Третий экземпляр (оригинал с приложениями) — в архиве воинской части / секретаре штаба (срок хранения, согласно номенклатуре дел, обычно 5–10 лет для актов приема-сдачи, до 50 лет — если касается секретных документов или имущества)․

Грамотное оформление Акта передачи дел и должности с приложением — это не просто бюрократическая формальность, а единственный юридический инструмент, фиксирующий момент перехода ответственности․ В современных условиях, когда к бумажным документам добавились электронные ключи, доступы к госсистемам (АИС «Военный учет», ЕРВУ, ФКЦС) и материальные ценности высокой стоимости, детализация приложений приобретает решающее значение․

Главное правило: «Лучше потратить час на составление подробной описи и фиксации замечаний в приложении, чем годами доказывать в суде, что недостача была до вас»․ Всегда используйте актуальную форму Приложения № 11 к Приказу Минобороны РФ № 333, следите за полнотой приложений и требуйте утверждения акта командиром до фактического убытия сдающего лица․