Личное дело военнослужащего — это основной учетный документ, содержащий сведения о прохождении военной службы, присвоении воинских званий, награждении, состоянии здоровья, составе семьи и иных фактах, имеющих правовое значение. Для офицера право ознакомления с личным делом — это не просто формальность, а гарантия достоверности данных, от которых зависят расчет выслуги лет, назначение пенсии, присвоение следующего воинского звания и предоставление жилища.

В данной статье подробно разбирается правовая база, процедура обращения, сроки, особенности фотофиксации и действия в случае отказа, основываясь на действующем законодательстве и судебной практике (актуально на ).

Нормативная правовая база

Порядок формирования, ведения, хранения и ознакомления с личными делами регулируется комплексом нормативных актов:

• Федеральный закон от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (ст. 10, 22) — закрепляет право военнослужащего на доступ к сведениям, составляющим его личную тайну и касающимся его прав.
• Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных» — регламентирует права субъекта персональных данных (статьи 14, 18, 21) на получение информации о обработке своих данных.
• Приказ Министра обороны РФ от № 610 (в ред; от 2024-2025 гг.) «Об утверждении Инструкции о порядке ведения личных дел военнослужащих» — главный ведомственный документ, регламентирующий форму дела, состав документов и процедуру ознакомления.
• Приказ Министра обороны РФ от № 520 «Об утверждении Положения о воинской службе» — обязывает командиров (начальников) обеспечивать права военнослужащих, в т.ч. доступ к документам.
• Инструкции военных комиссаров субъектов РФ (например, Инструкция военкома Санкт-Петербурга от 2019 г., урегулировавшая доступ и фотофиксацию).

Состав личного дела офицера: что подлежит ознакомлению

Перед тем как подавать заявление, офицеру полезно знать, какие документы обязательно должны находиться в деле (согласно Приказу № 610):

1. Анкетные данные: фамилия, имя, отчество, дата/место рождения, сведения о родителях, образовании, семейном положении.
2. Автобиография (часто собственноручная).
3. Послужной список (форма № 30 или электронный аналог) — ключевой документ для расчета выслуги.
4. Копии приказов о зачислении в воинские части, присвоении званий, награждении, назначении на должности, отпусках, командировках.
5. Документы об образовании и квалификации: копии дипломов, удостоверений, справок о присвоении квалификационных категорий.
6. Медицинские документы: копии воинских билетов, заключений ВВЛЭК, справок о травмах/контузиях/заболеваниях, полученных в период службы.
7. Документы о жилье: справки о предоставлении/направлении на жилье, выписки из реестра нуждающихся.
8. Сведения о семье: копии свидетельств о браке/разводе/рождении детей, справки об иждивенцах.
9. Листы ознакомления с личным делом за предыдущие периоды (подписи офицера и ответственного лица).

Сроки и периодичность ознакомления

Согласно п. 18 Инструкции (Приказ № 610) и судебной практике, ознакомление проводится:

• Ежегодно — как правило, в первом квартале года, следующего за отчетным (часто совмещается с ежегодной проверкой личных дел).
• Обязательно перед увольнением в запас/отставку — для сверки расчетов выслуги лет на пенсию, правильности записей в послужном списке, наличия всех наград и льгот. Это критический момент: подпись офицера на листе ознакомления подтверждает согласие с данными для пенсионного обеспечения.
• При переводе в другую воинскую часть — перед передачей дела в новый garnison.
• По инициативе офицера — в любое время по письменному заявлению (например, при обнаружении ошибки, подготовке к ВВК, оспаривании выслуги).
• При проведении сверки — кадровые органы проводят сверку личных дел частей с архивами не реже одного раза в два года; офицера могут вызвать для уточнения данных.

Пошаговая процедура ознакомления (Алгоритм действий)

Шаг 1: Написание заявления

Офицер пишет заявление на имя командира воинской части (начальника органа управления/военкомата). В заголовке указываются должность, звание, ФИО адресата и заявителя.

Суть просьбы: «Прошу предоставить возможность ознакомиться с материалами моего личного дела и осуществлять фотофиксацию документов, содержащихся в нем, на личном фотоаппарате/смартфоне без вспышки».

Примечание: Отказ в фотофиксации для личных нужд (без использования профессионального оборудования, повреждающего документы) является незаконным, что подтверждается практикой военкоматов (например, СПб 2019 г.) и Роскомнадзором.

Шаг 2: Подача заявления

• В двух экземплярах через канцелярию/секретаря командира (с отметкой о принятии на своем экземпляре: дата, входящий номер, подпись принявшего).
• Через ЕАСУЗ/АИС «Военная служба» (если предусмотрено организацией);
• По почте заказным письмом с описью вложения (если офицер в отпуске/лечении/командировке).

Шаг 3: Назначение времени и места

Командир (или уполномоченное лицо — начальник кадровой службы, адъютант) в течение 3-5 рабочих дней (регламентировано локальными актами, общий срок ответа по Закону о обращениях, 30 дней, но доступ к своим документам должен быть обеспечен быстрее) извещает офицера о времени и месте ознакомления.

Ознакомление проводится только в присутствии ответственного лица (кадрового офицера, секретаря части), которое следит за сохранностью документов.

Шаг 4: Процесс ознакомления

• Офицер последовательно просматривает все тома дела (основной, секретный — если есть допуск, медицинский, жилищный).
• Имеет право делать письменные выписки, фотографировать страницы (без вспышки, не сгибая документы).
• Имеет право требовать предоставления копий документов (копии заверяет ответственное лицо).

Шаг 5: Оформление результата (Лист ознакомления)

После ознакомления в личном деле на специальном листе (или обратной стороне обложки) составляется запись:

«Ознакомлен(а) с личным делом»
Подпись офицера: _____________ /ФИО/
Подпись ответственного лица: _____________ /ФИО, должность/

Важно: Если офицер обнаружил ошибки, пропуски или несоответствия, он не обязан ставить подпись до устранения замечаний. В листе ознакомления (или отдельным заявлением) фиксируется: «С ознакомлением не согласен в связи с: [перечень ошибок]. Прошу внести исправления». Это сохраняет право на последующее оспаривание.

Особенности ознакомления в критических ситуациях

А. Перед увольнением (расчет выслуги лет)

Это самый ответственный этап. Офицер должен проверить:

• Полноту записей в послужном списке (все периоды службы, учебы, больничные, отпуска).
• Наличие приказов о присвоении званий, награждении (медали/ордена дают надбавки к пенсии).
• Правильность расчета выслуги лет (календарная, льготная, за особые условия).
• Наличие медицинских документов, подтверждающих травмы/контузии/заболевания для назначения инвалидности/пенсии по выслуге.

Совет: Не подписывайте лист ознакомления «на автомате». Требуйте предоставления расчетной ведомости выслуги лет до ознакомления с делом.

Б. Ознакомление с делом в архиве (после увольнения)

Личные дела уволенных офицеров передаются в архивы (ЦАМО, региональные архивы, военкоматы по последнему месту учета).

• Доступ осуществляется по заявлению с предъявлением паспорта (и доверенности, если действует представитель).
• Сроки предоставления: обычно в день обращения или в течение 3-5 дней (поиск дела).
• Фотофиксация разрешается в большинстве архивов (уточняйте правила конкретного архива).

В. Секретные дела (доступ к гостайне)

Если личное дело содержит сведения, составляющие государственную тайну (отдельный том/обложка «Секретно»/«Совершенно секретно»), ознакомление допускается только при наличии соответствующего допуска у офицера. Без допуска офицер ознакомляется только с открытой частью дела. Отказ в доступе к секретной части без допуска — законен.

Права офицера при ознакомлении (Чек-лист)

Типичные нарушения со стороны командования и как их преодолеть

Нарушение 1: «Личное дело — секретная документация, выдавать не будем»

Реакция: Личное дело, это документ учетный, содержащий персональные данные. Оно не является государственной тайной целиком (кроме, возможно, отдельного тома). Отказ незаконен. Пишите жалобу вышестоящему командиру/прокурору/в суд.

Нарушение 2: «Фотографировать запрещено, только переписывайте рукой»

Реакция: Требование переписывать вручную сотни страниц неразумно и нарушает право на доступ к информации (ст. 21 ФЗ-152). Фотофиксация для личного пользования без коммерческой цели и без повреждения документов — законное средство получения информации. Ссылайтесь на позицию Роскомнадзора и судебную практику.

Нарушение 3: «Подпишите лист ознакомления сейчас, разберетесь потом»

Реакция: Никогда не подписывайте под давлением. Пишите на листе: «С ознакомлением не согласен, обнаружены ошибки: [перечень]. Прошу предоставить время для подготовки мотивированного заявления об исправлении». Подпись без замечаний считается согласием со всем содержимым.

Нарушение 4: Долгое не предоставление дела (более 30 дней)

Реакция: Жалоба в прокурору garnison/района, вышестоящему командиру, в суд с требованием обязать предоставить доступ и возместить ущерб (моральный вред) за упущенные сроки (пропуск очередности на жилье, ошибка в пенсии).

Образец заявления (Шаблон)

Командиру воинской части ___ / Начальнику отдела военкомата ____ г.
от офицера (звание) __________________ ФИО __________________
Дата рождения: ___________ Воинский билет № ___________
Телефон: ___________ Email: ___________

ЗАЯВЛЕНИЕ
об ознакомлении с личным делом

На основании ст. 21 ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных», Приказа Министра обороны РФ
от № 610 и Положения о воинской службе (Приказ Минобороны № 520),

ПРОШУ:

Предоставить мне возможность ознакомиться с материалами моего личного дела
(включая послужной список, медицинские документы, жилищные справки, копии приказов)
в срок не позднее 5 (пяти) рабочих дней со дня получения настоящего заявления.
Обеспечить возможность осуществления фотофиксации страниц личного дела
на личном мобильном устройстве/фотоаппарате без использования вспышки
для личного пользования.

В случае обнаружения ошибок или пропусков — предоставить возможность
внести соответствующие замечания в лист ознакомления и потребовать их
устранения в установленном порядке.
Прошу уведомить меня о времени и месте ознакомления по телефону или email,
указанным выше.

С уважением,

«___» _____________ 202_ г. _________________ /ФИО/
(Подпись)

Ознакомление с личным делом — это инструмент контроля за своей службой и будущим пенсионным обеспечением. Не пренебрегайте правом ежегодного просмотра и, тем более, тщательной проверки перед увольнением.

Ключевые правила офицера:

1. Пишите заявления официально (через канцелярию, с входящим номером).
2. Фотографируйте все страницы послужного списка, приказов о награждении/звании, медицинских заключений, жилищных справок.
3. Сверяйте данные с личными копиями приказов, справками из больниц, свидетельствами о рождении детей.
4. Не подписывайте лист ознакомления, если есть расхождения — фиксируйте их письменно.
5. Храните фото/копии личного дела у себя, это ваше доказательство в суде или при восстановлении утерянных документов.

Знание процедуры и упорство в защите своих прав — залог правильного расчета выслуги лет, своевременного получения жилья и законной пенсии.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормативная база может меняться. Для решения конкретных спорных вопросов рекомендуется обратиться к военному юристу или адвокату, специализирующемуся на военном праве.