Перевод работника из одного структурного подразделения (СП) в другое — это частая кадровая процедура, которая, несмотря на кажущуюся простоту, требует строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и правил кадрового делопроизводства. Ошибки в оформлении могут привести к спорам с сотрудником, проверкам со стороны ГИТ и штрафам для организации.

В данной статье подробно разберем правовые основы, пошаговый порядок оформления, нюансы согласия работника, особенности работы с обособленными подразделениями и филиалами, а также актуальные правила ведения трудовых книжек на 2026 год.

Правовая база: Перевод vs Перемещение

Ключевым моментом является различие между переводом (ст. 72.1 ТК РФ) и перемещением (ст. 72.2 ТК РФ). От этого зависит, нужно ли собирать письменное согласие сотрудника и подписывать доп. соглашение к трудовому договору.

Когда это перемещение (согласие НЕ требуется)

Согласно ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ, не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя:

• на другое рабочее место;
• в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности;
• поручение работы на другом механизме/агрегате.

Условие: это не должно влечь за собой изменения условий трудового договора (должность, ставка, режим работы и т.д. остаются прежними).

Важный нюанс: Если в трудовом договоре не указано конкретное структурное подразделение (например, записано просто: «Отдел продаж» или вообще не прописано место работы детально), то перевод в другой отдел в том же городе оформляется как перемещение — без согласия и доп. соглашения (позиция ГАРАНТ, Роструда).

Когда это перевод (согласие ОБЯЗАТЕЛЬНО)

Оформляется как перевод (ст. 72.1 ТК РФ) с подписанием дополнительного соглашения и письменным согласием работника, если:

• Меняется местность (переезд в другой город/населенный пункт, где находится обособленное СП, филиал или представительство);
• Меняются условия трудового договора (должность, оклад, график работы, вид оплаты и др.);
• В трудовом договоре жестко зафиксировано конкретное структурное подразделение (например: «Начальник отдела закупок филиала «Восточный»»), и сотрудника переводят в другое СП. В этом случае меняется существенное условие договора — место работы (структурное подразделение).

Пошаговый порядок оформления перевода

Порядок действий унифицирован для всех случаев: перевод между отделами, цехами, перевода в филиалы/обособленные подразделения и между филиалами.

Шаг 1. Инициатива и заявление

Перевод может быть по инициативе работодателя или работника.

• По инициативе работника: Сотрудник пишет заявление на имя генерального директора (руководителя организации) с указанием: желаемой должности, структурного подразделения, даты начала работы, основания (своего желания) и согласия на изменение условий (если они меняются).
• По инициативе работодателя: Рекомендуется получить письменное согласие работника заранее (даже если формально это перемещение, для доказательства добросовестности). Если это перевод — согласие обязательно в письменной форме (можно в форме заявления «Согласен на перевод…» или подписи на проекте приказа/доп. соглашения).

Согласование: Заявление часто согласовывают руководители «старого» и «нового» подразделений (визы на заявлении).

Шаг 2. Дополнительное соглашение к трудовому договору (при переводе)

Если оформляем перевод (меняются условия или СП зафиксировано в ТД), готовится доп. соглашение в 2 экземплярах. В нем указываются:

• Новое структурное подразделение;
• Новая должность (если меняется);
• Новый оклад/система оплаты (если меняется);
• Дата вступления в силу изменений.

При перемещении (ст. 72.1 ч. 3 ТК РФ) доп. соглашение НЕ подписывается.

Шаг 3. Приказ (распоряжение) о переводе

Основной документ — приказ по форме Т-5 (утв. Госстатом РФ от № 1) или в свободной форме с обязательными реквизитами (если организация отказалась от унифицированных форм локальным нормативным актом).

Обязательные реквизиты приказа Т-5:

1. Номер и дата приказа.
2. ФИО работника полностью.
3. Табельный номер.
4. Откуда: Название структурного подразделения, должность, тарифный разряд/оклад (текущие).
5. Куда: Название нового структурного подразделения, должность, тарифный разряд/оклад (новые).
6. Основание: заявление работника от «ДД.ММ.ГГГГ» № …, доп. соглашение от «ДД.ММ.ГГГГ» № … (если есть).
7. Дата начала работы в новом подразделении.
8. Срок действия (для временного перевода) или пометка «постоянно».
9. Подпись руководителя организации, печать (при наличии).
10. Подпись работника о ознакомлении под роспись.

Шаг 4. Ознакомление работника с приказом

Работник должен ознакомиться с приказом под роспись (в приказе Т-5 есть графа 17 «С ознакомлен») не позднее дня вступления в силу приказа. Отказ от ознакомления оформляется актом.

Шаг 5. Внесение записи в трудовую книжку (ТК) / СТД-Р

Важное правило (ст. 66 ТК РФ, Постановление Минтруда от № 691н):

• При постоянном переводе, запись в ТК/СТД-Р ОБЯЗАТЕЛЬНА.
• При временном переводе — запись в ТК/СТД-Р НЕ ВНОСИТСЯ.
• При перемещении (ст. 72.1 ч. 3 ТК РФ), запись в ТК/СТД-Р НЕ ВНОСИТСЯ (Контур.Экстерн, КонсультантПлюс).

Образец записи в трудовой книжке (раздел III «Сведения о работе») при постоянном переводе:

Примечание: Название структурного подразделения указывается в том виде, в каком оно фигурирует в штатном расписании/локальных актах.

Шаг 6. Обновление личной карточки сотрудника (Т-2)

В личной карточке (форма Т-2) на вкладке «Сведения о работе» вносится запись о переводе с указанием приказа. В разделе «Награждения, поощрения» — при необходимости.

Шаг 7. Уведомление заинтересованных служб

• Бухгалтерия (для расчета зарплаты, начислений в новом подразделении, корректировки ФСС/СФР при смене кода подразделения).
• Служба охраны труда (если меняются условия/вредность).
• IT-служба (доступы, почта, 1С).
• Секретарь/Архив (передача личного дела).

Особенности перевода в обособленные структурные подразделения и филиалы

Обособленное структурное подразделение (ОСП) — это подразделение, расположенное за пределами места нахождения организации, имеющее стационарные рабочие места (филиал, представительство, отделение, склад, участок и т.д.).

Перевод в ОСП/Филиал в другой местности

Это всегда ПЕРЕВОД (ст. 72;1 ТК РФ), так как меняется местность работы.

• Требуется письменное согласие работника.
• Обязательно дополнительное соглашение к ТД (меняется место работы — наименование ОСП/филиала и адрес).
• Вносится запись в ТК/СТД-Р.
• Если переезд связан с переездом в другую местность, работнику положено возмещение расходов на переезд (ст. 167 ТК РФ).

Перевод из ОСП/Филиала в головную организацию (или между ОСП в одной местности)

• Если ОСП и головная организация (или два ОСП) находятся в одной местности и в ТД не зафиксировано конкретное СП — это перемещение (без согласия и доп. соглашения).
• Если в ТД зафиксировано конкретное ОСП/филиал — это перевод (согласие, доп. соглашение, запись в ТК).

Временный перевод в другое подразделение

Регулируется ст. 72.2 ТК РФ. Допускается:

• По инициативе работодателя — на срок до 1 года (для замены временно отсутствующего работника, в связи со простоем, аварией и т.д.).
• По письменному соглашению сторон — на любой срок (в ТД не зафиксирован предельный срок для согласованного временного перевода).

Оформление: Приказ Т-5 (с указанием срока), доп. соглашение (если по соглашению сторон или меняется оплата), запись в ТК НЕ вносится. Оплата труда — за выполненную работу (не ниже оклада по новой должности).

Типичные ошибки и риски в 2026 году

• Отсутствие доп. соглашения при переводе, когда СП прописано в ТД. Риск: признание перевода незаконным, выплата за вынужденный пропуск, моральный вред.
• Оформление перемещения как перевода (и наоборот). Лишняя бюрократия или нарушение прав работника.
• Запись в ТК при перемещении (ст. 72.1 ч. 3 ТК РФ). Это грубое нарушение правил ведения ТК (Постановление № 691н), чревато штрафами по ст. 5.27 КоАП РФ.
• Несвоевременное ознакомление с приказом. Работник начинает работать, а с приказом ознакомлен через неделю.
• Игнорирование согласования с профсоюзом. Если в организации есть профсоюз, при переводе по инициативе работодателя (ст. 74 ТК РФ — изменение условий) может потребоваться уведомление/согласие профсоюза (зависит от КД).

Чек-лист HR-специалиста: «Перевод в другое СП — готово за 1 день»

1. [ ] Проверить ТД работника: зафиксировано ли СП?
2. [ ] Определить: одна ли местность? Меняются ли условия (должность, зарплата)?
3. [ ] Классифицировать: Перемещение (ст. 72.1 ч.3) или Перевод (ст. 72.1 ч.1)?
4. [ ] Подготовить пакет документов:
   • Заявление работника / Согласие работника.
   • Доп. соглашение (ТОЛЬКО для перевода).
   • Приказ Т-5.
5. [ ] Согласовать заявление/проект приказа с руководителями СП (визы).
6. [ ] Подписать приказ руководителем орга.
7. [ ] Ознакомить работника с приказом ПОД РОСПИСЬ до/в день вступления в силу.
8. [ ] Передать копию приказа работнику (по требованию).
9. [ ] Внести запись в ТК/СТД-Р (ТОЛЬКО при постоянном переводе).
10. [ ] Внести запись в личную карточку Т-2.
11. [ ] Передать уведомления в бухгалтерию, ОТ, IT, архив.

Грамотное оформление перевода из одного структурного подразделения в другое — это не просто «бумажная работа», а гарантия правовой безопасности бизнеса. Главный алгоритм: прочитайте трудовой договор → определите местность → классифицируйте действие (перемещение или перевод) → соберите правильный пакет документов.

В 2026 году акцент делается на цифровизацию (СТД-Р, ЭДО), но суть процедуры остается неизменной: уважение к воле работника (где требуется законом) и точность в фиксации изменений в кадровых документах. Используйте приведенные выше образцы и чек-лист, чтобы исключить ошибки и штрафы.

Дата актуальности информации: . Статья подготовлена на основе ТК РФ, Постановления Минтруда № 691н, судебной практики и разъяснений Роструда/КонсультантПлюс/ГАРАНТ.