Утрата удостоверения личности военнослужащего — это серьезное нарушение правил ведения делопроизводства и уставных предписаний, так как данный документ является основным удостоверением личности военнослужащего и документом, подтверждающим его воинское звание и принадлежность к Вооруженным Силам РФ. В соответствии со статьей 17.8 КоАП РФ и требованиями Устава гарнизонна и караула (Приказ Минобороны РФ № 1495), утрата воинского билета или удостоверения влечет за собой проведение служебного расследования и составление объяснительной записки.
Данная статья подробно разбирает процедуру написания объяснительной записки, нормативную базу, структуру документа, типичные ошибки и предоставляет готовые образцы для различных ситуаций.
Нормативная правовая база
Перед написанием записки необходимо понимать, на каких законах и указов основывается требование командования:
- Федеральный закон от № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (ст. 10, 21), общие обязанности военнослужащего по сохранению имущества и документов;
- Федеральный закон от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».
- Устав гарнизонна и караула (Приказ Минобороны РФ от № 1495) — п. 148, 149: порядок действий при обнаружении потери документов.
- Приказ Минобороны РФ от № 620 «Об утверждении Инструкции по порядку учета, хранения, выдачи, изъятия и уничтожения удостоверений личности военнослужащих» — основной регламентирующий документ.
- КоАП РФ, ст. 17.8, административная ответственность за утрату паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (штраф или предупреждение), хотя для военнослужащих процедура часто идет по служебной линии.
Алгоритм действий при обнаружении потери
Прежде чем садиться за объяснительную, военнослужащий обязан выполнить следующие шаги. Несвоевременное сообщение о потере является отдельным нарушением устава:
- Немедленно доложить непосредственному командиру (начальнику отделения, командира взвода, командира роты) о факте потери.
- Написать рапорт о произошедшем (часто рапорт и объяснительная объединяются в один документ с заголовком «Рапорт с объяснением» или пишутся два отдельных документа).
- Составить объяснительную записку по требованию командира (обычно в течение 24 часов).
- Командир организует служебное расследование (проверку личных вещей, опрос свидетелей, проверку мест пребывания).
- По результатам расследования принимается решение о применении/неприменении дисциплинарного взыскания и о восстановлении документа.
Структура и требования к оформлению объяснительной записки
Объяснительная записка — это официальный документ. Она должна быть написана от руки (чернила синего или черного цвета) четко, разборчиво, без исправлений и зачисток. Использование компьютера допускается только в исключительных случаях (травма руки), но требует личной подписи и расшифровки.
Обязательные реквизиты (Шапка документа):
- Кому: Должность, воинское звание, ФИО командира (например: Командиру роты 1-й роты 123-го мотострелкового батальона гвардии лейтенанту Иванову И.И.).
- От кого: Воинское звание, ФИО военнослужащего, должность, номер личного дела/воинского билета (например: Рядового 1-го отделения 1-го взвода 1-й роты Петрова П.П.).
- Заголовок: «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» (по центру строки).
Содержательная часть (Текст):
Текст должен отвечать на вопросы: Что? Где? Когда? При каких обстоятельствах? Какие меры приняты?
- Факт утраты: «Докладываю, что [дата] в [примерное время] обнаружил утрату удостоверения личности военнослужащего серии [серия] № [номер], выданного [кем выдан] [дата выдачи]».
- Обстоятельства: Подробное описание последних действий с документом. Где был документ (портфель, карман формы, чехол)? Какие действия совершал (марш, учения, выход в город, смена белья, стирка)?
- Время и место предполагаемой потери: Анализ перемещений за последние сутки.
- Принятые меры: «Сразу же доложил командиру взвода ст. сержанту Сидорову С.С., провел самостоятельный осмотр личных вещей, караула, места учебы/службы, опросил сослуживцев — документ не найден».
- Причина (если есть): Неумышленность, обстоятельства непреодолимой силы (пожар, наводнение, бой), халатность (оставил на скамейке, выпал из незастегнутого кармана).
Завершающая часть:
- Дата составления (число, месяц прописью, год).
- Личная подпись военнослужащего с расшифровкой (ФИО).
Типичные ситуации и образцы формулировок
Ситуация 1: Утрата в бытовых условиях (халатность) — самый частый вариант
Пример: Документ выпал из кармана при переодевании, забыт в раздевалке, утерян при уборке жилья.
гвардии лейтенанту Смирнову А.В.
От рядового 2-го отделения 3-го взвода
1-й роты Козлова К.К.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Докладываю, что 03 августа 2026 года в 06 часов 30 минут при сбое на утреннюю зарядку обнаружил утрату удостоверения личности военнослужащего серии 1234 № 567890, выданного военкоматом Ленинского района г. Москвы 15 января 2024 года.
Удостоверение находилось в чехле воинского билета во внутреннем кармане повседневной полевой куртки (берет). Вечером 02 августа 2026 года после вечернего (проверки личного состава) вешал куртку на крючок в раздевалке казармы. Утром 03 августа, надевая куртку, не проверил наличие документа в кармане. На зарядке, проверяя карманы перед выходом на строй, обнаружил, что чехла с документом нет.
Сразу же доложил командиру отделения сержанту Волкову В.В. Совместно с сослуживцами провел осмотр раздевалки, кровати, личного шкафа, места сборы роты — удостоверение не найдено. Вероятно, документ выпал из незастегнутого кармана куртки при смене одежды или во время ночного отдыха.
Признаю свою вину в халатном отношении к хранению личного оружия и документов. Прошу принять меры по восстановлению удостоверения личности военнослужащего. Гарантирую, что в будущем буду хранить документы в застегнутых внутренних карманах и проверять их наличие ежедневно.
04 августа 2026 г. Подпись _____________ /Козлов К.К./
Ситуация 2: Утрата в полевых условиях / на учениях / в зоне СВО
Здесь важно подчеркнуть интенсивность задач, отсутствие возможности постоянного контроля, боевую обстановку;
Докладываю, что 01 августа 2026 года при выполнении боевой задачи по инженерной оснащению позиции в районе п. Новое (координаты…) обнаружил утрату удостоверения личности военнослужащего серии 9999 № 111111.
В период с 28 июля по 01 августа 2026 года подразделение находилось в полевых условиях, выполняло работы под обстрелами/угрозой ударов БПЛА. Удостоверение находилось в тактическом жилете в специальном кармане. В связи с высокой интенсивностью боевых действий, частой сменой позиции, ношением тяжелого груза (противо минный костюм, боеприпасы) и необходимости быстрого реагирования на «Воздух», постоянный визуальный контроль за застежкой кармана был затруднен.
Отсутствие документа обнаружено при плановой проверке личного состава перед ротацией 01 августа в 14:00. Доложил командиру взвода. Осмотр позиции, рюкзака, техники результатов не дал. Вероятно, документ выпал при снятии/наделении тактического жилета в условиях ограниченной видимости/стресса.
Считаю потерю обусловленной обстоятельствами исполнения воинского долга в условиях боевой обстановки, не связанной с халатностью. Прошу учесть данные обстоятельства при принятии решения.
…
Ситуация 3: Кража / Потеря в общественных местах (город, транспорт)
Требуется ссылка на заявление в полицию (КУСП — уведомление о регистрации заявления).
Документ находился во внутреннем застегиваемом на молнию кармане джинсов. В вагоне было большое скопление людей. Выход из вагона произвелся в давке. Сразу же на станции обратился к дежурному полицейскому, написал заявление о краже/утрате. Получил КУСП № 789456 от (копия приложена).
Доложил по телефону дежурному офицеру роты ст. лейтенанту Петрова П.П. в 19:00.
Прошу восстановить документ. Копию КУСП прилагаю.
…
Типичные ошибки, которых стоит избегать
| Ошибка | Последствия / Как правильно |
|---|---|
| Общие фразы: «Потерял где-то», «Не помню», «Пропало само». | Командир не может оценить обстоятельства. Пишите конкретно: время, место, последовательность действий за последние 24-48 часов. |
| Скрытие факта времени потери (пишут, что потеряли сегодня, а на деле вчера). | Квалифицируется как ложные показания/затягивание отчета. Ухудшает позицию при выборе взыскания. Пишите реальное время обнаружения потери. |
| Отсутствие информации о мерах поиска. | Видно бездействие. Обязательно укажите: кому доложили, где искали, кого опрашивали. |
| Написание от третьего лица или за другого человека. | Документ не имеет юридической силы. Пишет только лично военнослужащий от руки. |
| Исправления, зачистки, каляки. | Документ могут не принять, заставят переписать. Черновик — на отдельной бумаге, чистовик — аккуратно. |
| Отсутствие серии и номера документа. | Сложность идентификации в базе. Укажите реквизиты из памяти или по фото/ксерокопии, если есть. |
Что происходит после сдачи объяснительной? (Процедура)
Понимание дальнейшей процедуры снижает стресс и помогает правильно сформулировать позицию в записке:
- Служебное расследование: Командир назначает ответственного лица (обычно зам. командира по РВ или старшина). Проводится опрос свидетелей, осмотр мест, проверка камер наблюдения (если есть).
- Акт служебного расследования: Оформляется по итогам. Фиксируется: вина (халатность/умысел), обстоятельства (боевые, форс-мажор), меры предосторожности, соблюдаемые/нарушенные военнослужащим.
- Решение командира:
- Дисциплинарное взыскание (выговор, строгий выговор, лишение следующего воинского звания — ст. 192 ТК РФ, ст. 21 Закона о статусе). Чаще всего — выговор за халатность.
- Отказ во взыскании (если обстоятельства непреодолимой силы, кража с насилием, потеря в бою).
- Восстановление документа: Независимо от взыскания, командир направляет рапорт в вышестоящее командование (штаб/управление кадров) о выдаче дубликата. Основание — Приказ № 620. Сроки восстановления: обычно 1-2 недели.
- Учет в личном деле: Копия объяснительной, акта и приказа о взыскании/отказе кладется в личное дело.
Практические советы по защите своих интересов
- Фотографируйте/ксерокопируйте документ сразу после получения. Храните фото в зашифрованном виде на телефоне или в облаке. Это ускорит восстановление и поможет заполнить реквизиты в объяснительной.
- Используйте чехол на шнурке/карбинере, прикрепленный к внутренней петке формы или поясу. Это исключает выпадение из кармана.
- Ежедневная самопроверка: Введите правило: «Утро — проверка документов, Вечер — проверка документов».
- При краже, сразу в полицию. КУСП — ваш главный документ, снимающий подозрение в продаже/передаче документа посторонним.
- Юридическая помощь: Если грозит строгое взыскание (лишение звания, увольнение) или вы не согласны с итогами расследования, имеете право обратиться к военному прокурору или в суд (ст. 21 Закона о статусе). Объяснительная записка, главное доказательство вашей позиции в суде.
Объяснительная записка при утрате удостоверения личности военнослужащего — это не просто формальность, а ключевой процессуальный документ, от качества которого зависит тяжесть наказания (от отсутствия взыскания до лишения воинского звания) и скорость восстановления документа.
Главные принципы: своевременность, правдивость, детализация обстоятельств, описание принятых мер поиска и признание вины (если она есть) с обязательством не допускать повторения. Грамотно написанная объяснительная демонстрирует команданию высокую правовую культуру и ответственность военнослужащего, что является смягчающим обстоятельством при выборе меры дисциплинарной ответственности.
Данная статья носит информационный характер и не заменяет консультацию с военноюридическим специалистом или командиром части. Нормативная база актуальна на .