В системе государственных и муниципальных закупок наличие контрактной службы является обязательным требованием закона. Однако в ряде организаций создают эту службу, но не назначают на её руководство ответственного лица – контрактного управляющего (начальника). Такая ситуация приводит к юридическим рискам, штрафам и невозможности корректного исполнения контрактов.

Что такое контрактная служба?

Контрактная служба – это структурное подразделение заказчика, отвечающее за:

• планирование и проведение закупок;
• разработку и согласование документации;
• контроль за исполнением заключённых контрактов;
• взаимодействие с контролирующими органами.

Создание такой службы предусмотрено Федеральным законом № 44‑ФЗ от 5 апреля 2013 г. (далее – 44‑ФЗ).

Правовое регулирование

Согласно статье 38 44‑ФЗ:

1. Заказчик, чей совокупный годовой объём закупок превышает 100 млн рублей, обязан создать контрактную службу.
2. Если объём закупок меньше 100 млн рублей, но у заказчика отсутствует контрактная служба, он обязан назначить должностное лицо, ответственное за осуществление закупки (контрактного управляющего).
3. Контрактный управляющий несёт персональную ответственность за правильность проведения закупок и исполнение контрактов.

Отсутствие назначенного руководителя считается нарушением части 1 и 2 статьи 38 и влечёт административную ответственность (штрафы, приостановление закупочной деятельности).

Обязанности начальника (контрактного управляющего)

Основные функции

• Организация и контроль всех этапов закупочного процесса.
• Разработка и согласование типовых положений о работе контрактной службы.
• Обеспечение соблюдения требований 44‑ФЗ, в т.ч. правил проведения экспертизы и оценки заявок.
• Ведение реестра заключённых и исполняемых контрактов.
• Подготовка отчётности для Роскомнадзора и ФАС.
• Контроль за исполнением финансовой дисциплины и предотвращение коррупционных рисков.

Ответственность

Контрактный управляющий может быть привлечён к административной ответственности за:

• Нарушение сроков публикации информации о закупках;
• Отсутствие надлежащего контроля за исполнением контракта;
• Неправильное оформление актов приёмки‑сдачи работ.

Последствия отсутствия назначенного начальника

Если в организации создана контрактная служба, но должность начальника не заполнена, возможны следующие юридические и практические последствия:

• Административные штрафы – согласно пункту 5 статьи 15 44‑ФЗ, за отсутствие ответственного лица может быть наложен штраф до 500 000 рублей.
• Приостановка закупочной деятельности – контролирующие органы могут приостановить проведение новых закупок до устранения нарушения.
• Отказ в признании актов – акты приёмки‑сдачи могут быть признаны недействительными, что влечёт финансовые потери.
• Увеличение рисков коррупции – отсутствие чёткого руководства повышает вероятность нецелевого расходования средств.
• Снижение репутации организации – публичные нарушения могут отразиться на имидже заказчика.

Как правильно оформить назначение начальника контрактной службы

Порядок издания приказа

1. Подготовка проектного приказа руководителем организации (директор, глава администрации и т.п.).
2. В приказе указываются:
   • Полное наименование должности (например, «Начальник контрактной службы» или «Контрактный управляющий»);
   • ФИО назначаемого лица;
   • Основание назначения (пункт 2 статьи 38 44‑ФЗ);
   • Дата вступления в должность;
   • Перечень должностных обязанностей.
3. Приказ подписывается руководителем организации и заверяется печатью.
4. Копия приказа размещается в служебных документах и в информационной системе закупок (ИСЗ) (если это предусмотрено).

Требования к кандидатам

• Наличие высшего профессионального образования в сфере экономики, права или управления.
• Опыт работы в сфере государственных закупок не менее 3 лет.
• Отсутствие судимостей и открытых уголовных дел (пункт 2 статьи 34 44‑ФЗ).
• Знание нормативных правовых актов, в т.ч. 44‑ФЗ, 94‑ФЗ, Положения о контрактной службе.

Оформление в трудовой книжке

В трудовой книжке указывается:

• Должность «Начальник контрактной службы» (или «Контрактный управляющий»);
• Дата назначения и дата освобождения от должности (при необходимости);
• Основание назначения – приказ № … от … г.

Что делать, если начальник не назначен?

Внутренние меры

1. Сформировать рабочую группу из руководителей отделов (финансовый, юридический, закупочный) для временного распределения обязанностей.
2. Подготовить временный регламент выполнения функций контрактного управляющего и разместить его в ИСЗ.
3. Срочно оформить приказ о временном исполнении обязанностей (врио) в соответствии с Трудовым кодексом.
4. Уведомить контролирующие органы (ФАС, Роспотребнадзор) о принятии временных мер и о планируемой дате назначения постоянного руководителя.

Обращение в контролирующие органы

Если руководство организации отказывается назначить ответственного лица, заинтересованные лица (например, сотрудники, поставщики) могут:

• Подать жалобу в Федеральную антимонопольную службу (ФАС) через портал Госзакупки;
• Обратиться в Росконтроль или Роспрокуратуру с требованием провести проверку.
• В случае повторных нарушений – инициировать административное производство в отношении руководства организации.

Практические рекомендации для организации

1. Провести аудит текущего состояния контрактной службы (наличие должностных инструкций, регламентов, ответственных лиц).
2. Сформировать список потенциальных кандидатов с учётом требований к опыту и квалификации.
3. Разработать типовое положение о контрактной службе, включающее порядок назначения, полномочия и ответственность.
4. Внести в корпоративный календарь сроки проведения конкурсного отбора (если требуется) и оформления приказа.
5. Обучить персонал: организовать тренинги по 44‑ФЗ, работе в ИСЗ и проведению экспертизы.
6. Регулярно проверять соответствие фактического состояния требованиям закона (внутренний контроль, внутренний аудит).
7. В случае возникновения спорных ситуаций консультироваться с юристом, специализирующимся на государственных закупках.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кто может быть назначен начальником контрактной службы?

Любое лицо, отвечающее требованиям к должностным лицам, установленным 44‑ФЗ: наличие высшего образования, опыт работы в закупках, отсутствие судимостей.

Можно ли назначить несколько человек на одну должность?

По закону назначается одно должностное лицо. При необходимости можно оформить должность «заместитель начальника контрактной службы», но окончательная ответственность остаётся за главным руководителем.

Что делать, если назначенный начальник уходит в отпуск?

В отпуске он сохраняет статус ответственного лица. Однако рекомендуется назначить временного исполняющего обязанности (врио) через приказ, чтобы обеспечить непрерывность контроля.

Какой штраф предусмотрен за отсутствие начальника?

Согласно пункту 5 статьи 15 44‑ФЗ – штраф от 100 000 до 500 000 рублей для юридических лиц. При повторных нарушениях размер штрафа может быть увеличен.

Можно ли обойтись без контрактной службы, если объём закупок меньше 100 млн рублей?

Да, но в этом случае обязанность за проведение закупки переходит к контрактному управляющему, которого также необходимо официально назначить.

Создание контрактной службы без назначения её руководителя – серьёзное нарушение требований 44‑ФЗ, которое влечёт административные санкции и повышает риск финансовых потерь. Правильный порядок назначения, чёткое документирование и своевременное информирование контролирующих органов позволяют избежать проблем и обеспечить эффективную работу системы государственных закупок.

Если ваша организация столкнулась с такой проблемой, рекомендуется незамедлительно оформить приказ о назначении начальника, провести внутренний аудит и при необходимости обратиться за юридической поддержкой.