В данной статье подробно рассматривается процесс оформления и расчёта отпуска для военнослужащих, состоящих на контрактной службе, в программе 1С:ЗУП 8.3 (версия 3.1). Мы последовательно пройдём все этапы: от планирования графика отпусков до начисления отпускных и отражения операции в учёте, уделяя особое внимание особенностям законодательства, регулирующего отпуск военнослужащих.

Содержание

1. Нормативная база отпуска военнослужащего по контракту
2. Подготовка справочников и настроек в 1С:ЗУП
3. Планирование графика отпусков
4. Оформление документа «Отпуск»
5. Расчёт отпускных
6. Отражение в бухгалтерском и налоговом учёте
7. Полезные советы и типичные ошибки

Нормативная база отпуска военнослужащего по контракту

Отпуск военнослужащего, проходящего службу по контракту, регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих» (ст. 12‑14);
• Приказ Минобороны РФ № 300 от «Об утверждении Положения о порядке предоставления отпусков военнослужащим»;
• Трудовой кодекс РФ (ст. 115‑128) – в части, не противоречащей военному законодательству;
• Налоговый кодекс РФ (ст. 210, 217) – для начисления НДФЛ на отпускные.

Ключевые положения, которые необходимо учитывать в 1С:ЗУП:

• Минимальная продолжительность основного ежегодного отпуска – 30 календарных дней независимо от выслуги лет;
• Отпуск предоставляется за выслугу службы, начиная с момента зачисления в списки части;
• Во время отпуска сохраняется денежное довольствие (должностной оклад + надбавки) в полном объёме;
• Доплата за сверхурочную работу, вредные условия и т.п. не включается в средний заработок для расчёта отпускных, если иное не установлено локальными нормативными актами части.

Подготовка справочников и настроек в 1С:ЗУП

Прежде чем оформлять отпуск, убедитесь, что в программе заведены все необходимые данные:

Справочник «Сотрудники»

Для каждого военнослужащего по контракту:

• В поле Вид занятости установите «По контракту»;
• Укажите Дата приёма на службу (дата зачисления в списки части);
• Заполните реквизиты Воинское звание, Подразделение, Должность;
• Вкладка «Начисления» – убедитесь, что в настройках удержаний и начислений включён параметр Сохранять денежное довольствие во время отпуска (это влияет на расчёт среднего заработка).

Справочник «Виды отпусков»

Создайте или проверьте существующие виды:

• Основной ежегодный отпуск – код вида отпуска по ТК (например, 01);
• Дополнительный отпуск за выслугу – если предусмотрен локальными актами части;
• Отпуск по уходу за ребёнком, Отпуск без сохранения содержания и др. – при необходимости.

Настройки учёта отпускных

Перейдите в Настройки → Зарплата → Отпускные и проверьте:

• Метод расчёта среднего заработка – За 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска (по умолчанию);
• Включить в средний заработок: оклад, надбавки за звание, выслугу, условия службы; исключить: премии, компенсации за сверхурочную работу (если не предусмотрено иначе);
• Удержание НДФЛ – автоматически рассчитывается по ставке 13 % (или соответствующей льготной ставке).

Планирование графика отпусков

График отпусков в 1С:ЗУП должен полностью совпадать с графиком, утверждённым в части. Для этого:

1. Откройте раздел Кадровик → Графики отпусков;
2. Нажмите Создать и укажите период (например, календарный год);
3. В таблице графика добавьте строки для каждого сотрудника:
• Сотрудник – выберите нужного военнослужащего;
• Вид отпуска – выберите «Основной ежегодный отпуск»;
• Дата начала и дата окончания – укажите планируемые даты;
• Примечание – можно указать номер приказа части о предоставлении отпуска.
4. После заполнения нажмите Провести – система проверит пересечения и выдаст предупреждения, если график нарушает трудовой или военный регламент.

Важно: если в части предусмотрены отпуска по состоянию здоровья или отпуца за выслугу, добавьте отдельные строки с соответствующим видом отпуска.

Оформление документа «Отпуск»

Когда наступает время отпуска, оформляем документ:

1. Перейдите в Зарплата → Отпуска и больничные → Отпуск;
2. Нажмите Создать;
3. Заполните поля:
• Сотрудник – выберите военнослужащего;
• Вид отпуска – основной ежегодный (или другой, если требуется);
• Период отпуска – дата начала и окончания (автоматически подставляются из графика, если документ создаётся из него);
• Количество дней – система рассчитает автоматически;
• Основание – укажите номер и дату приказа части о предоставлении отпуска;
• Сохранять денежное довольствие – установите галочку (по умолчанию включено для вида «Основной ежегодный отпуск»);
4. Нажмите Провести – система выполнит предварительный расчёт среднего заработка и отпускных;
5. После проведения документ перейдёт в статус Оплачен после начисления выплаты (см. следующий раздел).

При необходимости можно добавить комментарий с указанием особенностей (например, «отпуск совмещён с лечением в санатории»).

Расчёт отпускных

Расчёт отпускных в 1С:ЗУП производится автоматически на основании среднего заработка. Ниже – шаги, которые выполняет система, и что следует проверить вручную.

Формирование среднего заработка

Система берёт все начисления за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска, и делит их на количество фактически отработанных дней в этом периоде.

Что включается:

• Оклад (должностное денежное содержание);
• Надбавки за звание, выслугу лет, особые условия службы;
• Премии, если они являются регулярными и выплачиваются не реже одного раза в квартал (по локальному акту части).

Что исключается:

• Одновременные выплаты за сверхурочную работу, если они не являются частью оклада;
• Компенсации за проезд, лечение и другие социальные выплаты;
• Выплаты, связанные с увольнением или выходным пособием.

Расчёт отпускных

Формула: Отпускные = Среднедневной заработок × Количество дней отпуска.

Пример (условные цифры):

• Среднедневной заработок = 1 200 руб.;
• Количество дней отпуска = 30;
• Отпускные = 1 200 × 30 = 36 000 руб.

Удержание НДФЛ

После начисления отпускных система автоматически рассчитывает налог:

• НДФЛ = Отпускные × 13 % (или иная ставка, если применяются льготы);
• Сумма к выплате = Отпускные – НДФЛ.

Все промежуточные значения доступны в печатной форме документа «Отпуск» (кнопка Печать → Расчёт отпускных). Рекомендуется проверить их перед проведением выплаты.

Отражение в бухгалтерском и налоговом учёте

После начисления отпускных необходимо выполнить проводки:

Бухгалтерский учёт

• Дебет 70 (Расчёты с персоналом по оплате труда) – Кредит 69 (Налоги и сборы) – удержан НДФЛ;
• Дебет 20 (Основное производство) или 26 (Общехозяйственные расходы) – Кредит 70 – начислено отпускное пособие.

В 1С:ЗУП эти проводки формируются автоматически при проведении документа «Начисление зарплаты» (включающего отпускные) и последующего документа «Уплата НДФЛ».

Налоговый учёт

Отпускные включаются в базу по налогу на прибыль организации в период их начисления. НДФЛ удерживается и перечисляется в бюджет в обычном порядке (не позднее дня выплаты).

Для контроля можно воспользоваться отчётом:

• Отчёт → Зарплата → Анализ начислений и удержаний – выбрать период, вид начисления «Отпускные»;
• Отчёт → Налоги → НДФЛ – проверить суммы удержанного и перечисленного налога.

Полезные советы и типичные ошибки

• Совпадение графиков – всегда сверяйте график отпусков в 1С с утверждённым приказом части. Несовпадение приводит к штрафам со стороны военной прокуратуры.
• Средний заработок – если у военнослужащего есть периодические выплаты (например, квартальные премии), убедитесь, что они включены в средний заработок согласно локальному акту части.
• Сохранение денежного довольствия – не отключайте галочку «Сохранять денежное довольствие» для вида отпуска, иначе система будет рассчитывать отпускные только из среднего заработка, что противоречит законодательству.
• Документы основания – при оформлении отпуска всегда указывайте номер и дату приказа части; Это упрощает проверку со стороны аудиторов и инспекций.
• Отпуск за выслугу – если в части предусмотрен дополнительный отпуск за выслугу зара отдельный вид отпуска и укажите его в графиком, создайте отдельный документ с видом «Дополнительный отпуск за выслугу» и укажите количество дней, установленное локальным нормативным актом.
• Проверка перед выплатой – используйте печатную форму «Ведомость на выплату отпускных» и сверьте её с расчётной листком сотрудника.
• Архивация – после проведения выплаты сохраняйте печатные формы и прикащи части в электронном архиве (например, в разделе «Документы → Кадры»).

Следуя данной инструкции, вы сможете корректно оформить отпуск военнослужащего по контракту в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3, точно рассчитать отпускные, обеспечить правильное удержание НДФЛ и отразить все операции в бухгалтерском и налоговом учёте. Это не только упростит работу кадровой и бухгалтерской служб, но и гарантирует соблюдение требований законодательства РФ и внутренних нормативных актов военной части.