В системе документирования Вооруженных Сил Российской Федерации Книга учета личного состава (Форма № 1) является основным документом оперативного учета военнослужащих в роте (батарее, отдельном взводе). Ее раздел «Форма № 1-А» (Именной список) играет ключевую роль в отражении штатно-должностного расчета и перечня лиц, входящих в состав подразделения. Грамотное ведение данной книги, это не просто бюрократия, а залог правовой защищенности военнослужащих, правильного расчета денежного довольствия, учета времени службы и исполнения боевых задач.

Ниже представлено подробное описание правил ведения, заполнения и хранения Книги учета личного состава с акцентом на Форму № 1-А, основанное на действующих приказах Минобороны РФ (в т.ч. Приказ № 533 от , Приказ № 150 от ) и практике воинских частей.

Нормативная правовая основа

Ведение документации учета личного состава регламентируется комплексом документов:

• Устав внутренней службы Вооруженных Сил РФ — общие положения об учете.
• Приказ Министра обороны РФ от № 533 «Об утверждении Порядка ведения документов учета личного состава в подразделениях Вооруженных Сил Российской Федерации» (с приложениями формами).
• Приказ Министра обороны РФ от № 150 — вопросы учета бланков удостоверений и иных документов.
• Внутренние инструкции и приказы командира воинской части/полка.

Важно: Приложение № 9 к Порядку ведения документов учета личного состава содержит перечень форм, где Форма № 1 (Книга учета личного состава) включает в себя Раздел 2 — «Штатно-должностной расчет», который в практике часто оформляется как отдельный именной список (Форма 1-А).

Назначение и структура Книги учета личного состава (Форма № 1)

Книга ведется на весь личный состав подразделения (роты, батареи, отдельного взвода) и состоит из двух основных разделов:

1. Раздел 1 — «Журнал учета движения личного состава» (хронологический учет прибытия, отбытия, временного отсутствия, перевода в запас и т.д.).
2. Раздел 2 — «Штатно-должностной расчет» (Именной список / Форма 1-А) — отражает текущее состояние личного состава по штатным позициям на определенную дату.

Что такое Форма 1-А (Именной список)?

Согласно сведениям из открытых источников (КонсультантПлюс, практика ведения делопроизводства), Форма 1-А — это «Именной список» личного состава, составляемый на основе Штатно-должностного расчета (Раздела 2 Книги формы 1). В ней фиксируются:

• Наименование каждой должности в порядке расположения их в штате подразделения.
• Фамилия, имя, отчество военнослужащего, занимающего должность.
• Воинское звание.
• Дата назначения на должность / прибытия в часть.
• Примечания (отсутствие, курсы, больничный, арест и др.).

Этот документ нужен командиру роты, штабу части и вышестоящим органам для оперативного принятия решений по укомплектованию.

Общие правила ведения книги (Технические требования)

Несоблюдение оформления ведет к признанию документов недействительными при проверках.

Ответственные лица

Книга ведется лично командиром роты (батареи) или под его непосредственным руководством хорошо подготовленным писарем (клерком). Командир роты несет личную ответственность за достоверность записей и своевременность их внесения.

Оформление бланка

• Бумага: стандартные бланки (формат А4 или А3 в зависимости от штата), прошитые, пронумерованные и запечатанные.
• Нумерация: Все листы книги пронумерованы сквозной нумерацией.
• Запевка: На последнем листе или обложке ставится печать подразделения, подпись командира роты, дата начала и окончания ведения. Пример текста запевки: «В книге учетом личного состава 100 пронумерованных и запечатанных листов. Командир роты гвардии капитан Иванов И.И.».
• Письмо: Записи производятся чернильной пастой синего или черного цвета (гелевая/шариковая ручка допустима, если обеспечивает стойкость), четким почерком, без сокращений (кроме общепринятых в ВС РФ: г., ул., в/ч и т.д.).

Исправление ошибок

Зачеркивания, стирания, накладки и исправители (корректоры) НЕ ДОПУСКАЮТСЯ.

Правило исправления: неверная запись перечеркивается тонкой линией так, чтобы она оставалась читаемой, рядом пишется правильная запись, и ставится подпись ответственного лица с датой (например: «Исправлено верно, командир роты кап. Иванов, »).

Порядок заполнения Формы 1-А (Именного списка / Штатно-должностного расчета)

Раздел 2 (Форма 1-А) ведется в расчете на весь личный состав подразделения. Заполнение производится в порядке расположения должностей в штате (от командира роты к рядовому).

Алгоритм заполнения графах (типовая структура):

1. Порядковый номер — по порядку в штате.
2. Наименование должности — строго по штатному расписанию (например: «Командир взвода», «Начальник отделения связи», «Водитель БТР»).
3. Воинское звание — текущее звание военнослужащего.
4. Фамилия, имя, отчество — полностью, без инициалов.
5. Дата назначения на должность / прибытия в часть — по приказу командира части/роты.
6. Примечания, отражают текущий статус: «В строю», «На лечении в госпитале с 10.05», «В komandировке в УЦ с 01.06», «В отпуске с 15.07 по 15;08», «В аресте/страже», «Отчислен от личного состава приказа №… от…».

Специфика записи «Военнослужащие и лица гражданского персонала заносятся в книгу в порядке прибытия»

Хотя Раздел 1 (Журнал) ведется строго хронологически (по порядку прибытия/событий), Раздел 2 (Форма 1-А) структурирован по штатным позициям. При прибытии нового военнослужащего:

1. Вносится запись в Раздел 1 (Журнал движения).
2. В Разделе 2 (Форма 1-А) находится свободная/соответствующая штатная позиция и заполняются графы по новому прибывшему.
3. Если военнослужащий убывает — в Разделе 1 ставится запись об отбытии, в Разделе 2 графу «Примечания» заполняют основанием убытия (приказ №…), а строку должности считают вакантной до назначения нового лица.

Ежемесячное сличение (Сверка), Ключевой контроль

Это обязательная процедура, подтверждающая достоверность учета. Согласно Порядку (п. 5 Приложения № 1 и общие правила):

Записи в книге ежемесячно сличаются с данными учетных документов штаба воинской части:

• Учетно-послужными карточками (УПК).
• Книгами алфавитного учета.
• Книгами штатно-должностного учета (ШДК) штаба части.

Процедура сличения:

1. Писарь/Командир роты сверяет каждую позицию Формы 1-А с данными штаба (списки личного состава, приказы о назначении/переводе/уволении).
2. Выявленные расхождения устраняются путем внесения исправлений (с соблюдением правила перечеркивания) или запроса уточняющих документов в штаб.
3. О результатах сличения делается запись в конце Раздела 1 (Журнала) или на обратной стороне обложки книги: «Сличено с данными штаба воинской части на . Расхождений нет. Командир роты кап. Иванов» (или «Выявлены расхождения по позициям 5, 12. Устранены по приказу №…»).
4. Подпись командира роты и дата обязательны.

Особенности ведения в частях действующей армии (Военное время)

Ссылка на интернет-источник: «В частях действующей армии флота книги по использовании не уничтожаются, а сдаются на хранение в архив с учетными документами штаба воинской части».

• Запрет на уничтожение: В отличие от мирного времени (где сроки хранения регламентированы списком типовых документов), в зоне СВО/действующей армии все книги учета личного состава (Форма 1 и Форма 1-А) подлежат сдаче в архив части после заполнения или при реорганизации/распускании подразделения.
• Непрерывность: Ведение не прекращается при потере боеспособности, окружении или смене дислокации. Книга эвакуируется вместе с секретными документами и штатом.
• Учет потерь: В графе «Примечания» Формы 1-А обязательно отражаются потери (убит, ранен, без вести пропавший) по приказу командира части с указанием номера и даты приказа.

Взаимосвязь с иными документами учета в роте

Книга учета личного состава (Форма 1 / 1-А), центр гравитации, но не единственный документ. Писарь роты должен обеспечить консистентность данных:

Типичные ошибки и как их избежать

• Расхождение с приказами: Запись в книгу сделана, а приказа нет (или номер/дата приказа неверны). Решение: Никакой записи без приказа-основания. Номер и дату приказа прописывать в графе «Примечания» или специальном столбце.
• «Мертвые души» в штате: Военнослужащий уволен/переведен месяц назад, а в Форме 1-А все еще стоит на позиции. Решение: Ежемесячное сличение с УПК и приказами части.
• Невнесение временных отсутствий: Командировка, больничный, отпуск не отражены в примечаниях. Решение: Вносить запись в день убытия/прибытия на основании талона/приказа/рапорта.
• Несвоевременная запевка: Книга заполнена до конца, но не запечатана, не пронумерована, нет подписи командира. Решение: Запевка, обязательный ритуал при начале ведения новой книги.
• Использование карандаша/корректора: Недопустимо. Только ручка и перечеркивание с подписью.

Хранение и сдача в архив

Мирное время:

Срок хранения Книги учета личного состава (Форма 1 с Разделом 2 / Форма 1-А), 50 лет (согласно типовым перечням документов ВС РФ). После заполнения книги она сдается в архив воинской части с составлением описи.

Военное время (Части действующей армии):

Как указано в источниках: Книги не уничтожаются. После заполнения или при выведении части из состава действующей армии книги сдаются в архив штаба воинской части (или вышестоящего оперативного управления) вместе с учетными документами штаба. Это критически важно для подтверждения факта участия в боевых действиях, расчета пенсий, статуса ветеранов и расследования потерь.

Практический совет молодому офицеру (Командиру роты / Писарю)

1. Заведите «День писаря»: Выделите 30–60 минут ежедневно (лучше после утреннего строя/раппорта) на актуализацию Журнала (Раздел 1) и Формы 1-А по вчерашним/утренним приказам и рапортом дежурного.
2. Работайте по «Приказам»: Не вносите ни одной записи без приказа командира части/роты, талона больничного, командировочного удостоверения или рапорта дежурного офицера.
3. Проводите сличение не формально: Раз в месяц (например, 1-го числа) садитесь с УПК (или их копиями/выписками) и приказами штаба. Проверяйте каждую строчку Формы 1-А.
4. Храните историю: Не выбрасывайте старые заполненные книги. В зоне СВО это уголовно наказуемое халатность (уничтожение документов). Сдавайте в архив по акту приема-передачи.
5. Цифровой дубль: Если в части внедрен АСУ «Личный состав» или аналогичные системы, дублируйте запись в электронном виде, но бумажная книга (Форма 1/1-А) остается первичным юридически значимым документом до полного перехода на безбумажный документооборот с ЭЦП.

Книга учета личного состава Форма № 1-А (Именной список / Штатно-должностной расчет) — это «лицо» роты в документальном смысле. От аккуратности заполнения, своевременности внесения изменений и регулярности сличения с данными штаба зависит не только результат проверки воинской части, но и гарантии социальных прав каждого военнослужащего (выплаты, льготы, учет времени службы, статус участника боевых действий).

Строгое соблюдение Порядка ведения документов учета личного состава (утв. Приказом Минобороны РФ № 533), дисциплина писаря и личный контроль командира роты — три кита, на которых держится правильный учет личного состава в любых условиях: на учениях, в пункте постоянной дислокации и в зоне проведения специальной военной операции.

Данная статья подготовлена на основе открытых нормативных актов (Приказы Минобороны РФ № 533, № 150), Устава внутренней службы ВС РФ и практики ведения делопроизводства воинских частей. Актуально на . Перед применением рекомендуется сверить с последней редакцией приказов и внутренними инструкциями вашей воинской части.