Дата публикации: 05:44:43

Трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Одним из обязательных пунктов в ней является запись о прохождении военной службы. В статье подробно рассматриваются:

• правовые основания для внесения записи;
• когда и при каких условиях запись делается после приема на работу;
• пошаговый порядок заполнения графы 2 «Военная служба»;
• образец правильного оформления записи;
• частые ошибки и способы их избежать.

Почему запись о службе в армии обязательна?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 65) и Положению о трудовой книжке (глава 21), в трудовую книжку вносятся все периоды работы, а также период прохождения военной службы. Это необходимо для:

1. учета общего трудового стажа при расчёте пенсии;
2. правильного расчёта пособий (по больничному листу, по беременности и родам и др.);
3. корректного начисления налога на доходы физических лиц (НДФЛ);
4. избежания повторного предоставления военного билета и иных подтверждающих документов.

Когда вносят запись о службе в армию?

Запись в трудовую книжку делается в двух типовых ситуациях:

• При приёме на работу – если сотрудник уже отслужил и предоставляет военный билет.
• После приёма на работу – если сотрудник был призван в армию уже будучи в штате организации.

В обоих случаях запись вносится в графу 2 «Военная служба», но важно различать:

• дата внесения записи (это дата, когда запись ставится в книжку);
• дата начала и окончания службы (указываются в скобках после даты внесения).

Правовые документы, регламентирующие запись

Ниже перечислены ключевые нормативные акты, на которые опираются кадровики:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 65, 66).
2. Положение о трудовой книжке (утв. Приказом Минтруда России от № 123н).
3. Приказ Минтруда России № 279н от «Об утверждении формы записи о военной службе».
4. Федеральный закон № 112‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».

Как правильно внести запись в трудовую книжку?

Ниже – пошаговая инструкция, которую может выполнить любой кадровый специалист без привлечения внешних экспертов.

Шаг 1. Сбор необходимых документов

• Военный билет (оригинал);
• Заявление сотрудника о предоставлении военного билета (пишется в свободной форме, указывается ФИО, должность, дата подачи);
• Приказ о приёме на работу (если запись делается после начала работы – копия приказа о приёме);
• Приказ о переводе сотрудника в отпуск по военной службе (если служба началась после приёма).

Шаг 2. Подготовка приказа о внесении записи

На основании заявления и представленных документов руководитель издаёт приказ, в котором указывается:

• ФИО сотрудника;
• номер и дата военного билета;
• даты начала и окончания службы;
• основание для внесения записи (например, «в соответствии с Трудовым кодексом РФ»).

Шаг 3. Заполнение графы 2 «Военная служба»

Запись делается чернильной ручкой (чёрным или синим цветом) в следующем формате:

Дата внесения записи (дд.мм.гггг) – Военная служба (номер военного билета, дата начала – дата окончания)

Пример:

 – Военная служба (№ 123456789, – )

Шаг 4. Подпись и печать

• Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом);
• Печать организации ставится рядом с подписью.

Шаг 5. Внесение записи в электронный реестр (если используется)

Во многих компаниях трудовые книжки дублируются в электронном виде. После внесения записи в бумажный документ необходимо:

• заполнить соответствующее поле в системе HR‑MS;
• приложить скан копию приказа и военного билета.

Частые ошибки и как их избежать

• Указание даты начала службы вместо даты внесения записи. По закону в графе 2 должна стоять именно дата, когда запись ставится в книжку.
• Отсутствие подписи руководителя. Без подписи запись считается недействительной.
• Неправильный формат номера военного билета. Номер указывается полностью, без пробелов и с указанием серии, если она есть.
• Неучёт перерыва между увольнением и повторным приёмом. Если сотрудник отслужил, уволился и затем был принят вновь, запись делается только один раз – при первом приёме.
• Отсутствие печати организации. Печать обязательна, если иное не предусмотрено локальными нормативными актами.

Образец записи в трудовой книжке

Ниже – готовый образец, который можно распечатать и использовать в качестве шаблона.

 – Военная служба (№ 123456789, – )
Подпись руководителя: ______________________
Печать организации

Запись о службе в армии в трудовой книжке – обязательный элемент кадрового документооборота. Правильное оформление гарантирует:

• корректный расчёт социальных выплат;
• правильный учёт трудового стажа;
• отсутствие проблем при проверках со стороны контролирующих органов.

Соблюдая описанные выше правила и используя представленный образец, вы сможете оформить запись без ошибок и сэкономить время как сотруднику, так и кадровой службе.

Полезные ссылки

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑66)
• Положение о трудовой книжке (глава 21)
• Приказ Минтруда № 279н от
• ФЗ № 112‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»

Если у вас остались вопросы по оформлению записи, рекомендуется обратиться к специалисту по кадрам или в юридический отдел вашей организации.