Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

В условиях военной службы по контракту (в т.ч. в рамках специальной военной операции – СВО) у военнослужащего возникает необходимость получить официальные выписки из своего личного дела. Такие документы могут потребоваться для:

оформления социальных выплат и компенсаций;
подтверждения стажа службы при трудоустройстве;
получения льгот, пособий и медицинского обслуживания;
судебных разбирательств и защиты прав.

Ниже представлен подробный руководство по подготовке и подаче заявления на выдачу выписок из личного дела контрактника, включая нормативную основу, порядок действий, образец заявления и рекомендации по обжалованию отказа.

Нормативно‑правовая база

Выдача копий и выписок из личного дела регулируется следующими актами:

Указ Президиума ВС СССР от № 7‑80 «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в редакции, действующей на территории РФ).
Федеральный закон № 76‑ФЗ от «О статусе военнослужащих» (ст. 15 – право на получение сведений из личного дела).
Приказ Минобороны России № 200 от «О ведении личного дела военнослужащего» (раздел 4 – выдача выписок и копий).
Внутренние нормативные акты конкретного воинского формирования (приказы командира части, регламенты кадровой службы).

Согласно пункту 7 указанного указа, в личное дело включаются подлинники документов, повторно выданные документы (дубликаты), а также копии документов, в т.ч. нотариально заверенные. Отказ в выдаче надлежащим образом заверенных копий считается нарушением прав гражданина и может быть обжалован в судебном порядке (см. практику судов первой инстанции, приведённую в источнике [1]).

Кто может подать заявление?

Заявление на выдачу выписок может подать:

сам контрактник (военнослужащий по контракту);
его законный представитель (опекун, попечитель) при отсутствии возможности личного обращения;
уполномоченное лицо по доверенности (например, юрист, представитель профсоюза).

Заявление подаётся в кадровую службу (отдел кадров) воинской части, где ведётся личное дело контрактника.

Состав и оформление заявления

Заявление составляется в письменной форме и должно содержать следующие реквизиты:

Шапка документа

Наименование органа, куда подаётся заявление (например, «Отдел кадров войсковой части № 12345»);
ФИО заявителя полностью;
Должность, звание, номер военного билета;
Контактные данные (телефон, e‑mail);
Дата составления заявления.

Основная часть

Название документа: «Заявление о выдаче выписок из личного дела»;
Краткое изложение причины запроса (например, «Для оформления единовременной выплаты за участие в СВО»);
Перечень конкретных выписок, которые требуются (например: выписка из приказа о зачислении на контрактную службу, выписка из служебной характеристики, выписка из награды, выписка из медицинской карты и т.д.);
Ссылка на нормативный акт, подтверждающий право на получение сведений (Указ Президиума ВС СССР № 7‑80, ст. 15 ФЗ‑76);
Просьба выдать документы в надлежащим образом заверенном виде (с печатью организации и подписью уполномоченного лица);
Указание на желаемый срок выдачи (как правило, не более 10 рабочих дней согласно ст. 21 Указа Президиума ВС СССР).

Заключительная часть

Подпись заявителя;
Расшифровка подписи (ФИО);
Приложения (копия военного билета, доверенность – если заявление подаёт представитель).

Пример оформления заявления представлен ниже.

Образец заявления

Отдел кадров войсковой части № 12345
Кому: Начальнику отдела кадров
От: Иванов Иван Иванович, звание «старший сержант», военный билет № 1234567
Контактный телефон: +7 (999) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov.i@example.com
ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче выписок из личного дела

Прошу выдать мне надлежащим образом заверенные выписки из моего личного дела, а именно:

 Выписка из приказа о зачислении на контрактную службу (приказ № 45 от );
 Выписка из служебной характеристики за 2023‑2024 гг.;
 Выписка из награды «За отвагу» (приказ № 12 от );
 Выписка из медицинской карты (результаты последнего профосмотра).


Основание для выдачи: Указ Президиума ВС СССР от № 7‑80 «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»; ст. 15 Федерального закона № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих».

Прошу выдать указанные выписки в течение 10 рабочих дней с даты получения настоящего заявления.
Подпись: _____________________ /Иванов И.И./

Приложения:
Копия военного билета (стр. 1‑2);
Доверенность (если заявление подаёт представитель).

Порядок рассмотрения заявления

Приём заявления. Документ регистрируется в журнале incoming correspondence, присваивается incoming номер и дата получения.
Проверка полномочий. Кадровая служба проверяет, имеет ли заявитель право на получение запрашиваемых сведений (служебное положение, отсутствие ограничений по конфиденциальности).
Формирование выписок. Ответственный сотрудник извлекает нужные документы из личного дела, делает копии, заверяет их печатью части и подписью уполномоченного лица.
Уведомление заявителя. После готовности выписок заявитель получает извещение (лично, по телефону или электронной почте) о возможности получения документов.
Выдача документов. Выписки выдаются под расписку в журнале выдачи документов. При невозможности личного получения возможна отправка заказным письмом с уведомлением о вручении.

Согласно ст. 21 Указа Президиума ВС СССР, ответ на письменное заявление должен быть дан в течение 10 суток. В случае необходимости дополнительной проверки (например, уточнения конфиденциальности сведений) срок может быть продлён до 5 суток, но общее время не должно превышать 15 рабочих дней без уважительной причины.

Возможные основания для отказа и порядок обжалования

Отказ в выдаче выписок может быть мотивирован только следующими причинами:

Отсутствие запрашиваемого документа в личном деле (например, документ был утрачен и не восстановлен);
Наличие ограничений по конфиденциальности, установленных законом (например, сведения, относящиеся к государственной тайне);
Неподтверждённая личность заявителя или отсутствие доверенности при подаче от имени третьего лица.

В случае отказа заявитель имеет право:

Получить письменное мотивированное решение с указанием нормы, на которой основано решение;
Подать жалобу в вышестоящий орган (например, в управление кадров военного округа) в течение 10 дней с получения отказа;
Обратиться в суд с иском о защите прав (ст. 12 ГПК РФ, ст. 24 КАС РФ) – суды признают незаконным отказ в выдаче надлежащим образом заверенных копий документов, касающихся прав гражданина (см. практику, приведённую в источнике [1]).

При подаче искового заявления рекомендуется приложить:

Копию первоначального заявления и proof of its submission (журнал incoming, квитанция о получении);
Копию отказа с мотивировкой;
Документы, подтверждающие личность и право на получение сведений (военный билет, доверенность).

Практические советы

Готовьте заявление заранее. Чем точнее сформулирован запрос, тем быстрее будет обработка.
Указывайте конкретные реквизиты документов. Вместо фразы «выписки из приказа» лучше указать номер и дату приказа.
Сохраняйте копии всех поданных документов. Это упростит процесс обжалования в случае отказа.
Если возможно, подавайте заявление лично. Личное присутствие позволяет сразу уточнить детали и получить расписку о приёме.
Воспользуйтесь электронным документооборотом. Во многих частях действуют электронные системы кадрового учёта, где можно подать запрос через внутренний портал и получить электронную копию с ЭЦП.

Получение выписок из личного дела контрактника – законное право военнослужащего, обеспечивающее защиту его социальных и трудовых прав. Соблюдение установленной процедуры, правильное оформление заявления и знание нормативной базы позволяют минимизировать риски отказа и оперативно получить необходимые документы. В случае неправомерного отказа заявитель имеет полное право обжаловать решение в административном и судебном порядке, что подтверждается судебной практикой, включая решения судов первой инстанции, опирающиеся на Указ Президиума ВС СССР № 7‑80.

Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, контрактник (или его представитель) сможет эффективно реализовать своё право на получение выписок из личного дела и использовать их для достижения поставленных целей – будь то оформление выплат, трудоустройство или защита своих интересов в суде.

Информация актуальна на г. Источники: КонсультантПлюс, подборка «Выдача копии личного дела» (https://www.consultant.ru/law/podborki/vydacha_kopii_lichnogo_dela/), нормативные акты РФ и практика судов.