Во время службы в армии часто возникает необходимость получить копии личных и служебных документов (военный билет, выписка из приказа о зачислении, справки о прохождении службы, медицинские заключения и т.д.). Для этого составляется официальное обращение к командиру части. Ниже представлена подробная инструкция, а также готовый образец письма, который можно адаптировать под свою ситуацию.

Когда нужно писать такое письмо

• При увольнении (по окончании контракта, по состоянию здоровья, по семейным обстоятельствам).
• При переводе в другую часть или в резерв.
• Для оформления пособий, выплат, получения загранпаспорта и т.п.
• При необходимости подтвердить стаж службы для трудоустройства на гражданскую работу.

Какие документы обычно запрашиваются

• Военный билет (оригинал или заверенная копия).
• Выписка из приказа о зачислении и о переводе.
• Справка о прохождении военной службы (с указанием званий, должностей, периодов).
• Медицинская карта (выписка о состоянии здоровья).
• Награды и грамоты (копии или описания).
• Документы о прохождении учебных курсов, повышения квалификации.
• Любые иные справки, требуемые заявителем.

Структура официального письма

1. Шапка – реквизиты отправителя (ФИО, звание, должность, номер части, адрес воинской части).
2. Дата и место составления.
3. Получатель – «Командиру воинской части № _____» (указать полное наименование части и её адрес).
4. Тема письма (кратко, например: «Просьба о выдаче копий личных и служебных документов»).
5. Основной текст – суть просьбы, перечень запрашиваемых документов, причина обращения, ссылка на нормативные акты (например, ст. 15 Федерального закона «О статусе военнослужащих»).
6. Подпись – ФИО, звание, личная подпись, дата.

Образец письма

Иванов Иван Иванович
старший сержант
в/ч 12345
г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5
тел.: +7 (999) -23‑45‑67
e-mail: ivanov@example.com

 г.

Командиру воинской части № 12345
Министерство обороны РФ
г. Москва, ул. Армейская, д. 1

Просьба о выдаче копий личных и служебных документов

Уважаемый товарищ командир!
Прошу вас выдать мне копии следующих документов, необходимых для оформления увольнения по собственному желанию и последующего трудоустройства на гражданскую работу:

Военный билет (оригинал или заверенная копия).
Выписка из приказа о зачислении в воинскую часть № 12345 от г.
Выписка из приказа о переводе в резерв от г.
Справка о прохождении военной службы с указанием званий, должностей и периодов службы (с г. по г.).
Медицинская выписка из состоянии картакого отделения копия выписки из медицинской карты (состояние здоровья на день увольнения).
Копии наградных листов и грамот, полученных за период службы.
Справка о прохождении курса повышения квалификации «Связист‑оператор» (2024 г.).

Основание для полгода).

Все перечисленные документы требуются мне в соответствии с пунктом 2 статьи 15 Федерального закона № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих в Российской Федерации» и внутренним распоряжением части № 45/2025 о порядке выдачи документов при увольнении.

Благодарю за внимание к моей просьбе и готов предоставить любые дополнительные сведения при необходимости.

Подпись: ___________________ /Иванов И.И./
Дата: г.

Советы по оформлению и отправке

• Письмо составляется на листе формата А4, печатным шрифтом (Times New Roman, 12 pt) или аккуратно от руки черной пастой.
• В шапке обязательно указываются полные реквизиты отправителя – это ускорит обработку запроса.
• Если часть требует заверения копий, укажите в тексте, что готовы предоставить оригиналы для сверки.
• Отправляйте письмо двумя способами: заказным письмом с уведомлением о вручении и электронной копией на официальный e‑mail части (если такой имеется).
• Сохраните копию отправленного документа и подтверждение о его получении (уведомление, расписка). Это может понадобиться в случае спора.
• Соблюдайте вежливый и официальный тон; избегайте эмоциональных высказываний и сокращений, не принятых в официальной переписке.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли запросить документы в электронном виде?

Да, многие части принимают запросы по электронной почте и отправляют скан‑копии документов. Уточните этот момент у секретаря части или в регламенте внутреннего делопроизводства.

Сколько времени занимает рассмотрение такого запроса?

Согласно внутренним нормам, ответ должен быть дан в течение 10 рабочих дней с даты регистрации письма. При задержке можно направить повторное обращение с указанием номера первого письма.

Нужно ли прикладывать копию военного билета к запросу?

Не обязательно, но если вы уже имеете на руках оригинал военного билета и нуждаетесь только в заверенной копии, укажите это в тексте, чтобы избежать двойной части.

Правильно оформленное письмо к командиру воинской части – залог быстрого получения необходимых документов. Следуя предложенной структуре и используя приведённый образец, вы сможете оформить запрос корректно и избежать типичных ошибок. Удачи в получении нужных справок и спокойного перехода к гражданской жизни!