Данная инструкция определяет порядок действий должностных лиц, ответственных за ведение секретного делопроизводства, в воинских частях, организациях и учреждениях Вооруженных Сил РФ, а также иных войск и воинских формирований при объявлении мобилизации. Она основана на требованиях Федерального закона от № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации», Закона РФ от № 5485-1 «О государственной тайне», Приказа Министра обороны РФ от № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации», а иных нормативных правовых актах, регулирующих вопросы защиты гостайны и режимной работы.

Общие положения и нормативная база

Согласно ст. 16 Федерального закона «О мобилизационной подготовке и мобилизации в РФ», организация работы и защита информации в области мобилизационной подготовки и мобилизации осуществляются в строгом соответствии с Законом РФ «О государственной тайне» и нормативными правовыми актами по вопросам секретного делопроизводства.

Ключевые документы, руководствующие деятельностью личного состава в этот период:

• Приказ Минобороны РФ № 170 (Инструкция по делопроизводству в ВС РФ) — основной регламент ведения делопроизводства.
• Наставление по режиму секретности в Вооруженных Силах РФ.
• Планы мобилизационного развертывания воинской части (организации) с приложениями по секретному делопроизводству.
• Служебные инструкции начальников секретных частей (штабов, управлений, отделов) и дежурных по секретной части.

Принцип действия: Переход на мобилизационный уклад не отменяет требований режима секретности, а, напротив, требует их усиления и строжайшего соблюдения в условиях сокращенных сроков и увеличенных объемов документации;

Действия до объявления мобилизации (Период мобилизационной подготовки)

В период мобилизационной подготовки личный состав секретного делопроизводства обеспечивает готовность к переходу на воинское положение. Главная задача — привести систему учета, хранения и переработки гостайны в полную соответствие с плановыми показателями мобилизационного развертывания.

Организационно-штатные мероприятия

1. Проверка штатного расписания: Уточнение потребности в специалистах секретной части (референты, операционисты, шифровальщики, курьеры, смотрители сейфов) на мобилизационный штат. Подготовка приказов о назначении лиц, замещающих основные должности.
2. Обучение и проверка знаний: В соответствии с п. «з» Приказа № 170, командиры (начальники) обязаны систематически проводить занятия с личным составом по изучению правил делопроизводства. Перед мобилизацией проводится итоговая проверка знаний:
   • Правил работы с грифованными документами (изготовление, учет, хранение, размножение, уничтожение).
   • Порядка действий при угрозе захвата документов противником или в чрезвычайных ситуациях.
   • Правил ведения рабочих тетрадей, учета съемных носителей информации (СНИ), печатей и штампов.
3. Материально-техническое обеспечение: Выделение и оборудование дополнительных помещений для секретной части под мобилизационный штат (п. «з» Приказа № 170). Проверка исправности сейфов, метиза, средств связи (ШСЗУ), технических средств уничтожения документов (шредеры, печи).

Документальное обеспечение планов

• Актуализация Номенклатуры дел секретной части с учетом мобилизационных документов (планы развертывания, таблицы организационно-штатные, расчеты потребностей, распорядительные документы).
• Подготовка форм документов, бланков журналов учета (входящих/исходящих грифованных документов, журналов учета СНИ, печатей, рабочих тетрадей) в количестве, достаточном для работы в первый период войны.
• Проверка наличия и актуальности Списков лиц, допущенных к гостайне (с указанием уровней допуска и сроков действия), списков лиц, имеющих доступ к мобилизационным документам.

Действия при объявлении мобилизации (Момент вступления в силу Указа)

С момента официального объявления мобилизации (вступления в силу Указа Президента РФ) режим работы секретной части переводится на военное положение (мобилизационный уклад).

Немедленные меры (Первые часы)

1. Проверка наличия документов: Проведение внеплановой инвентаризации (проверки наличия) всех секретных документов, хранящихся в сейфах, у исполнителей и на рабочих местах. Составление акта проверки.
2. Приведение журналов учета в соответствие: Открытие новых томов журналов учета входящей/исходящей секретной корреспонденции за мобилизационный период (с указанием «Мобилизационный журнал №…»). Закрытие мирных томов.
3. Обеспечение связи: Проверка работоспособности средств криптографической защиты информации (СКЗИ) и каналов закрытой связи для обмена мобилизационными документами с вышестоящими и подчиненными органами.

Работа с мобилизационной документацией

Особенности оформления и обработки документов в период мобилизации (согласно учебным курсам по практическим основам ведения секретного делопроизводства):

• Приоритетность: Мобилизационные документы (распоряжения, приказы по мобилизации, планы вызова, уведомления) обрабатываются вне очереди, со знаком «Срочно» или «Сверхсрочно».
• Грифование: Большинство мобилизационных документов носят гриф «Секретно» или «Совершенно секретно» (в части планов развертывания, расчетов, личного состава). Запрещается снижение грифа секретности для ускорения работы.
• Размножение: Размножение мобилизационных планов и директив производится строго по согласованию с начальником органа управления и в минимально необходимом количестве экземпляров с обязательным учетом каждого экземпляра.
• Работа с распорядительными документами: Обеспечение приема, учета и передачи распорядительных документов (сигналов «МОБИЛИЗАЦИЯ», «ВОЕННОЕ ПОЛОЖЕНИЕ») по закрытым каналам связи с соблюдением процедур шифрования/расшифрования.

Обеспечение режима секретности в мобилизационных условиях

В условиях мобилизации риск утечки информации возрастает из-за притока призывников, перебазирования, работы в полевых условиях. Личный состав секретного делопроизводства должен обеспечить:

Физическую защиту документов

• Хранение всех грифованных документов исключительно в сейфах (металлических шкафах) соответствующего класса устойчивости к взлому.
• Контроль за соблюдением правила «чистого стола»: при отходе от рабочего места все секретные документы убираются в сейф.
• Организация дежурств по секретной части в суточном порядке.

Контроль за исполнителями

Начальник секретной части (или уполномоченное лицо) ежедневно контролирует:

• Наличие секретных документов у исполнителей (сверка с журналами выдачи/возврата).
• Соблюдение правил изготовления, учета, хранения и размножения грифованных документов.
• Порядок работы с съемными носителями информации (СНИ): учет, маркировка, хранение в отдельных сейфах/контейнерах, проверка на вирусы/НСД только на сертифицированных СРЗ.

Работа в полевых условиях / на пунктах сбора

При развертывании на пунктах сбора или в полевых лагерях:

1. Секретная часть разворачивается в первую очередь (после пункта управления).
2. Для хранения документов используются полевые сейфы (ящики) или специальные контейнеры, пломбируемые пломбами секретной части.
3. Журналы учета ведутся в ручном режиме (при отсутствии АРМ) с соблюдением всех реквизитов.
4. Уничтожение документов, подлежащих уничтожению, производится по актам комиссии с использованием полевых средств (печи, шредеры ручного привода) с обязательным составлением Акта уничтожения.

Учет специальных средств делопроизводства

Специфический раздел, требующий усиленного контроля при мобилизации (п. 2.1.3 типовых инструкций):

Действия при угрозе захвата документов или в чрезвычайных ситуациях

Каждый сотрудник секретной части должен знать План действий при угрозе захвата секретных документов (утверждается начальником органа управления). При мобилизации этот план актуализируется с учетом новых дислокаций.

Последовательность действий:

1. Сignal: Получение сигнала «ТРЕВОГА» или команды командира (начальника) о подготовке к уничтожению/эвакуации.
2. Сбор документов: Немедленный сбор всех секретных документов с рабочих мест исполнителей в сейфы/ящики для уничтожения/эвакуации.
3. Приоритет уничтожения: Сначала уничтожаются документы высшей степени секретности («Совершенно секретно», «Особой важности»), затем «Секретно», затем «Для служебного пользования». Журналы учета уничтожаются последними (для подтверждения факта уничтожения документов).
4. Способы уничтожения: Сжигание в печах/мусоросжигателях до состояния пепла (невозможности восстановления), измельчение шредерами до фракции не более 2х4 мм. Запрещено выбрасывание в воду, захоронение без сжигания.
5. Оформление: Составление Акта об уничтожении секретных документов (в 2-х экземплярах) комиссией. Один экземпляр сжигается вместе с документами (если время позволяет), второй — передается вышестоящему органу или хранится у командира для отчетности.
6. Эвакуация: Если время позволяет — передача документов на хранение вышестоящему органу или в ное место по маршруту эвакуации под конвоем.

Отчетность и взаимодействие

• Ежедневная отчетность: Начальник секретной части докладывает командиру (начальнику) о состоянии делопроизводства: количество принятых/исполненных документов, наличие просрочек, состояние учета СНИ/печатей, выявленные нарушения режима.
• Взаимодействие со штабом/управлением: Своевременное обеспечение органами управления секретными документами для принятия решений (боевые рапорты, справки, расчеты).
• Взаимодействие с органов военной полиции/КБ: Сообщение о фактах утери, разглашения, хищения секретных документов или СНИ немедленно.

Ответственность личного состава

Нарушение правил секретного делопроизводства в период мобилизации влечет ответственность в соответствии с:

• УК РФ (ст. 283 — Разглашение государственной тайны, ст. 284 — Потеря документов, содержащих государственную тайну).
• УК ВС РФ (ст. 349, Разглашение сведений, не составляющих гостайну, но запрещенных к распространению; ст. 350 — Нарушение правил охраны секретных документов).
• Военному уставу ВС РФ (Устав гарнизонной и караульной служб, Устав внутренней службы) — дисциплинарная ответственность.

Важно: В мобилизационный период и военное время меры наказания за нарушения режима секретности применяются в максимальной степени, вплоть до уголовной ответственности за государственную измену или диверсию, если нарушение повлекло тяжкие последствия для обороны и безопасности государства.

Эффективная работа секретного делопроизводства при мобилизации строится на трех «китах»:

1. Готовность кадров: Знание инструкций «назуб», умение работать в условиях стресса, нехватки времени и техники.
2. Дисциплина режима: Нулевая толерантность к нарушениям (рабочие тетради на столах, СНИ в карманах, незакрытые сейфы).
3. Организация учета: Абсолютная достоверность журналов учета — единственное юридическое доказательство правильности работы с гостайной в суде или при проверке.

Помните: Секретное делопроизводство, это «нервная система» управления войсками. Сбой в ней в период мобилизации ведет к потере управляемости, утечке планов и гибели людей. Строгое соблюдение настоящей Инструкции и нормативных документов — ваш служебный долг и залог победы.

Документ подготовлен на основании: Приказ Минобороны РФ № 170, ФЗ-31 «О мобилизационной подготовке и мобилизации», Закон РФ «О государственной тайне», Наставление по режиму секретности в ВС РФ, типовые программы курсов «Практические основы ведения секретного делопроизводства».