В Вооруженных Силах Российской Федерации порядок ведения документации строго регламентирован уставами и приказами Министра обороны. Одним из ключевых документов первичного воинского учета в подразделении является Книга учета личного состава. В практике войскового делопроизводства и строевой части часто упоминаются формы 1 и 1а, которые тесно связаны между собой и применяются для контроля наличия и состояния военнослужащих на уровне роты, батареи и отдельного взвода.

Нормативно-правовая база

Ведение учетных документов в подразделениях регламентируется несколькими основными документами. В первую очередь, это Приказ Министра обороны РФ от 4 апреля 2017 г. № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации», где дается определение регистрационно-учетных форм. Кроме того, применяются формы документов (с использованием класса 60 Общероссийского классификатора управленческой документации — ОКУД), используемые в финансово-хозяйственной деятельности ВС РФ, утвержденные Приказом Минобороны от № 139.

Непосредственно порядок учета личного состава в подразделении опирается на требования Строевого устава ВС РФ. Согласно этим правилам, учет личного состава батареи, роты или отдельного взвода производится по Книге учета личного состава (форма 1), именному списку для проведения вечерних поверок и строевой записке.

Что такое форма 1а и именной список?

В контексте документов, ведущихся в роте и взводе, форма 1а представляет собой именной список личного состава. Этот документ является своеобразным приложением и расшифровкой к общей Книге учета (форма 1). Именной список (форма 1а) предназначен для детализации данных о каждом военнослужащем, проходящем службу в конкретном подразделении (в т.ч. во взводе).

Важно отметить, что ведение данного документа осуществляется лично командиром роты (или командиром отдельного взвода, если подразделение автономно) или под его непосредственным руководством хорошо подготовленным писарем (или старшиной). Ответственность за достоверность и актуальность данных несет командир подразделения.

Основные графы и порядок заполнения

Книга учета личного состава и именные списки (форма 1а) содержат систематизированные данные о военнослужащих. В документе традиционно отражаются следующие категории данных:

• Общие сведения: Фамилия, имя, отчество военнослужащего.
• Звание и должность: Учет офицеров, прапорщиков (мичманов), сержантов и солдат ведется раздельно. В книге обычно присутствуют соответствующие разделы (например, графы 2-6: офицеры, прапорщики, сержанты, солдаты, всего).
• Личные данные: Год и место рождения, национальность, образование (как общее, так и военное).
• Семейное положение: Состав семьи, наличие детей.
• Учетные данные: Дата призыва (или заключения контракта), номер военного билета, личный номер.
• Прохождение службы: Отметки о присвоении званий, поощрениях, дисциплинарных взысканиях, ранениях, участии в боевых действиях.
• Материальное обеспечение: Отметки о выдаче вещевого имущества и оружия.

Особенности ведения документа во взводе

Если речь идет об отдельном взводе, который не входит в состав роты (например, отдельный взвод обеспечения, отдельный взвод разведки в составе батальона), то командир этого взвода несет полную ответственность за ведение формы 1 и 1а. В этом случае:

1. Записи в книгу вносятся чернилами (пастой) синего или черного цвета, разборчивым почерком.
2. Любые исправления заверяются подписью должностного лица, внесшего изменения, и печатью (штампом) воинской части.
3. Документ хранится в сейфе или металлическом шкафу у командира подразделения или в канцелярии (штабе) воинской части.
4. Ежедневно при проведении утренних и вечерних поверок данные именного списка (формы 1а) сверяются с фактически присутствующим личным составом.

Связь с другими документами ВС РФ

Книга учета личного состава не существует в отрыве от других форм воинского учета. Ее данные используются для заполнения:

• Строевой записки, документа, который ежедневно предоставляется дежурным по роте (взводу) дежурному по части.
• Книги приема и сдачи дежурства по войсковой части (роте) — в ней фиксируется не только техника и имущество, но и наличие личного состава согласно данным формы 1.
• Ведомостей на выплату денежного довольствия и других финансово-хозяйственных документов, утвержденных Приказом Минобороны № 139.

Книга учета личного состава (форма 1) и прикрепленные к ней именные списки (форма 1а) — это фундамент строевой и учетной работы в любом подразделении ВС РФ, будь то рота или отдельный взвод. Грамотное и своевременное ведение этих документов позволяет командиру в любой момент времени получить точную информацию о численности, качественном составе и местонахождении подчиненных, что является критически важным условием поддержания постоянной боевой готовности и управления войсками.