В системе военно-учетной и кадровой документации Вооруженных Сил РФ Форма № 5 десятилетиями являлась основным документом для оформления личного дела военнослужащего (обложка и учетная карточка). Несмотря на введение новых унифицированных форм приказом Минобороны № 300‚ понимание структуры «пятерки» остается актуальным для работы с архивами‚ старыми делами и понимании логики ведения кадрового учета.

Что такое Форма № 5? Нормативное определение

Исторически Форма № 5 — это обложка личного дела военнослужащего (в сочетании с Формой № 6, описью личного дела). Она служит для:

• Идентификации личности военнослужащего (ФИО‚ дата рождения‚ воинское звание).
• Учета движения дела (кто‚ когда и куда передавал).
• Хранения ключевых документов: листа личной учетной карточки‚ характеристик‚ справок о награждении‚ копий приказов о присвоении званий и назначении на должности.

Важно: До 2023 года основным регулятором был Приказ Минобороны РФ от № 400 «Об утверждении перечня форм первичной учетной и отчетной документации…» (в ред. от 2020 г.). В нем Форма № 5 утверждена как «Обложка личного дела военнослужащего».

Актуальные изменения: Приказ Минобороны № 300 (2023 г.)

С (с отсрочкой до полного перевода) вводится в действие Приказ Минобороны РФ от № 300 «Об утверждении перечня форм первичной учетной и отчетной документации…».

В новом перечне нумерация кардинально изменилась. Старая «Форма № 5» заменяется на новые унифицированные формы серии 500-u:

Структура и реквизиты Формы № 5 (Образец заполнения)

Ниже приведено подробное описание полей классической Формы № 5 (по Приказу № 400)‚ которые практически полностью перенесены в Форму № 501-у.

Титульная сторона (Лицевая сторона обложки)

Заполняется чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета (гелевая/шариковая ручка)‚ строго по данным документов‚ удостоверяющих личность и воинскую обязанность.

1. Воинская часть (подразделение): Полное наименование или номер воинской части (в/ч)‚ в которой заводится дело.
2. Фамилия‚ имя‚ отчество: Полностью‚ без сокращений (как в паспорте/военном билете).
3. Дата рождения: Число‚ месяц прописью‚ год (например: 15 мая 1990 г.).
4. Место рождения: Населенный пункт‚ район‚ область/край/республика‚ страна (по паспорту).
5. Гражданство: Российская Федерация (или иное).
6. Национальность: По желанию военнослужащего (по паспорту или заявлению).
7. Образование: Уровень (среднее‚ высшее и т.д.)‚ наименование учебного заведения‚ год окончания‚ специальность.
8. Семейное положение: Женат/замужем‚ не женат/не замужем‚ разведен/разведена‚ вдов/вдова.
9. Состав семьи: Кратко: жена (ФИО‚ год рожд.)‚ дети (ФИО‚ год рожд.)‚ родители (при необходимости).
10. Домашний адрес: Адрес места жительства (по прописке) или места пребывания родственников.
11. Призывник / Внесен в список: Данные о призыве (РВК‚ дата призыва) или о поступлении на службу по контракту (дата заключения контракта).
12. Воинское звание: Текущее звание‚ дата и основание присвоения (номер приказа).
13. Воинская специальность (ВУС): Основной и дополнительный ВУС (код и расшифровка).
14. Должность: Занимаемая должность (по штатному расписанию).
15. Категория запаса: 1-я‚ 2-я и т.д. (для офицеров/прапорщиков).
16. Годность к военной службе: Категория (А‚ Б‚ В‚ Г‚ Д) по военно-врачебной экспертизе.
17. Награждения: Перечень орденов‚ медалей‚ знаков отличия (наименование‚ дата награждения‚ номер приказа).
18. Ранения‚ контузии‚ травмы: Дата‚ характер травмы‚ исход (в строю/не в строю).
19. Иностранные языки: Какой язык‚ степень владения (свободно‚ с словарем‚ читаю/перевожу).
20. Водительское удостоверение: Категории‚ номер‚ дата выдачи‚ кем выдан.
21. Сведения о службе: Таблица: Период службы (с — по)‚ Воинская часть‚ Должность‚ Воинское звание‚ Основание перемещения (приказ).

Обратная сторона (Лист учета движения дела)

На обратной стороне обложки (или на отдельном вкладыше Форма № 503-у в новом стандарте) ведется журнал перемещения дела:

• Дата передачи/получения.
• Кем передано (подпись‚ расшифровка‚ должность).
• Кому передано (подпись‚ расшифровка‚ должность).
• Основание (номер приказа‚ направления‚ служебной записки).
• Примечание (утеряно‚ повреждено и т.д.).

Правила оформления и заполнения (Ключевые моменты)

Кто заполняет и подписывает?

Заполняет Форму № 5 (501-у) специалист кадровой службы (делопроизводитель) или начальник кадровой службы. Подписывает начальник кадровой службы (или уполномоченное лицо) с указанием даты заведения дела.

Состав личного дела: что кладут внутрь обложки (Форма № 5 / 501-у)

Обложка, это только «обертка». Внутрь личного дела (согласно Приказу № 400 и новому Приказу № 300) обязательно помещаются:

1. Личная учетная карточка военнослужащего (Форма № 2 / новая Форма № 510-у) — главный документ дела.
2. Опись личного дела (Форма № 6 / новая Форма № 502-у) — заполняется в 2-х экземплярах (один в дело‚ второй в журнал учета дел).
3. Копии приказов о приеме на службу‚ присвоении воинских званий‚ назначении на должности‚ награждении‚ предоставлении отпусков‚ назначении выплат.
4. Характеристики (служебные‚ для присвоения званий‚ награждения‚ перевода).
5. Автобиография (написанная от руки военнослужащим при заведении дела).
6. Копии документов об образовании (дипломы‚ аттестаты‚ удостоверения о присвоении квалификации).
7. Справки о награждении государственными наградами‚ медалями Минобороны.
8. Документы о прохождении ВВЭ (военно-врачебской экспертизы)‚ заключения ВЛЭК.
9. Договоры (копии) о прохождении военной службы по контракту‚ дополнительные соглашения.
10. Иные документы по решению командира (психологические карты‚ справки о спортивных разрядах и т.д.).

Порядок сшивки: Документы сшиваются в хронологическом порядке (от ранних к поздним) или по группам (учетные‚ приказы‚ характеристики и т.д.). Опись кладется сверху.

Хранение‚ сроки и ответственность

Где хранятся дела?

• В кадровой службе (отделе) воинской части в металлических шкафах (сейфах) с ограниченным доступом.
• Дела офицеров‚ прапорщиков‚ мичманов‚ сержантов и солдат (по контракту) хранятся в части.
• Дела призывников (срочной службы) — в части до уволнения‚ затем передаются в архив ВУС (военно-учетной специальности) или в районный (городской) военный комиссариат для архивного хранения.

Сроки хранения (Архивное дело):

• 75 лет, личные дела офицеров‚ прапорщиков‚ мичманов‚ гражданских лиц (федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»‚ Перечень типовых управленческих архивных документов).
• 50 лет — личные дела сержантов‚ матросов‚ солдат (срочной службы и по контракту)‚ если иное не установлено законом.

Ответственность за сохранность:

Несет начальник кадрововой службы и непосредственно делопроизводитель. Утеря личного дела влечет за собой дисциплинарную‚ административную (ст. 13.20 КоАП РФ, нарушение правил ведения военно-учетных документов) и в ряде случаев уголовную ответственность (ст. 293 УК РФ, халатность‚ если повлекло тяжкие последствия).

Перевод старых дел на новые формы (Форма № 5 → Форма № 501-у)

Приказом № 300 установлен порядок перевода:

1. Новые дела заводятся только на Форме № 501-у.
2. Действующие дела на Форме № 5 не подлежат обязательному перезаведению. Они ведутся до закрытия (увольнения).
3. При перевода военнослужащего в другую часть: дело передается в старом формате. Принимающая сторона продолжает вести его на Форме № 5 (делает отметки на обратной стороне или вкладывает лист Формы № 503-у).
4. Если дело износилось или заполнено полностью — заводится новое дело на Форме № 501-у‚ в него переносятся все документы из старого‚ а старая обложка (Форма № 5) сшивается внутрь нового дела как исторический документ.

Частые ошибки при заполнении (Чек-лист для проверки)

• Несовпадение ФИО с паспортом/военным билетом (пропущена буква «ё»‚ неверный порядок имени/отчества).
• Отсутствие даты и основания присвоения воинского звания (только звание без приказа).
• Пустые графы «Награждения» у награжденных военнослужащих.
• Незаполненная обратная сторона (движение дела не учитывается годами).
• Отсутствие описи (Форма № 6 / 502-у) внутри дела.
• Хранение дела не в сейфе/металлшкафе или доступ к нему посторонних лиц.
• Использование старых бланков Формы № 5 для заведения новых дел после (нарушение Приказа № 300).

Где получить бланк Формы № 5 / 501-у?

Официальные бланки форм строгой отчетности (БСО) не продаются в свободной продаже.

• Оснащение воинских частей бланками осуществляется через центры обеспечения управления (ЦОУ) или склады документации округов/объединений.
• Электронные шаблоны (файлы .docx‚ .pdf) для печати на обычной бумаге (для внутреннего учета‚ если допускается телем) можно найти на закрытых ресурсах Минобороны (портал «Объединенная система автоматизированного управления» — ОСАУ‚ сайт ГУВЦ ВЦ СНГ) или у старших делопроизводителей гарнизона.
• Внимание: Для архивного хранения и официального оборота допустимы только типографские бланки с водяными знаками/защитой‚ полученные через официальные каналы снабжения.

Резюме

Форма № 5 — это классическая обложка личного дела военнослужащего‚ вышедшая из официального оборота с 2024 года‚ но все еще массово встречающаяся в действующих делах. Знание ее структуры необходимо для:

• Корректного ведения старых дел до их закрытия.
• Понимания структуры нового документа Форма № 501-у (она практически идентична).
• Прохождения проверок вышестоящих органов и прокуртуры.

Главное правило кадрового офицера: Личное дело — это «паспорт» военнослужащего в системе ВС РФ. Его аккуратность‚ полнота и сохранность — прямая ответственность командира и кадровой службы.

Статья подготовлена на основе Приказов Минобороны РФ № 400 (ред. 2020)‚ № 300 (2023)‚ Устава гарнизонной и караульной службы (Приказ № 700)‚ ФЗ-125 «Об архивном деле». Данная информация носит справочный характер. Для работы используйте актуальные тексты нормативных правовых актов на консультантских системах (КонсультантПлюс‚ Гарант) или воинских частях.